2023-05-31 Besprechungsnotizen Erwerbung

Update Serials Entwicklung GBV/Duke

https://folio-snapshot.dev.folio.org/serials-management/serials

• eigene Arbeitsgruppe, mit Owen Stephens und K-Int
• finanziert von VZG und Duke
• wird thematisch in Acq-SIG besprochen
• aktuelle Entwicklung in Snapshot Serials App
  • Serials, verknüpft mit PO Line
  • Expected pieces
  • Patterns
• bisher noch keine Aussage zur Fertigstellung möglich
• zunächst grundlegende Funktionen im Fokus der Entwicklung, danach ggf. weitere Feature

Es existiert bereits das Konzept der "Statistical codes" in FOLIO, welche unter Settings/Inventory definiert werden können und sowohl in der Instance, dem Holding und Item vergeben werden können. Ziel dieser Diskussion soll es sein, festzustellen, ob dies aus Erwerbungssicht ausreicht oder Statistical codes auch in Acq-Apps (Ordners, POL, Receiving, Invoices) benötigt werden und warum. Eingeladen ist die D-Reporting, welche das Thema DBS derzeit ebenso bearbeitet.

Martina S.: Wunsch, Statistikcodes in Receiving zu hinterlegen, da Item autom. importiert wird und nicht noch einmal im FOLIO Katalog bearbeitet werden soll

Silvana K.: In D-Reporting Workflow identifiziert, der Statistikfelder eher in der Bestellung abbildet, vor allem Fachzuordnung

Sabine D.: Auch Ausgaben müssen erfasst werden, also müsste es mit Bestellung und/oder Rechnung verknüpft sein

André H.: Für Zeitschriften sollte die Fachzuordnung einmal übergeordnet vergeben werden und durchgereicht werden, damit nicht einzeln vergeben werden muss

Axel D.: Frage nach Synchronisierung, also wo werden Codes initial erfasst und dann in andere Apps synchronisiert, z.B. Erfassung in Receiving, aber Speicherung am Item; jedoch verschiedene Workflows für die Initialerfassung

Gegebenenfalls verschiedene Reports für verschiedene Workflows

Unterschiedliche Konzepte, worauf DBS Statistik basiert, Erwerbung (z.B. Peter S.) und Exemplare (Silvana K.)

Axel D.: 

Andrea M.: Holdings geeignet als zentrale Stelle für Statistikcodes, da ab Nolana auch bei Katalogisierung der Exemplardaten im CBS (GBV/hebis) der Bestellposten mit dem tatsächlichen Holdings und nicht nur mit der Folio-Location verknüpft werden kann. Somit hätten wir - wie bisher im ACQ - eine Verknüpfung von Bestellung und EPN. Bei Einzelbestellungen wäre also die Verknüpfung von Budget / Ausgaben zum Holdings und sogar zur Ausleihstatistik des / der vom Holdings abhängenden Items möglich. 

Wenn Statistikcodes in Bestellung erfasst werden, dann im Bestellposten (Gruppe einig)

Martina S. Demo der Pakete in Bestellung im nächsten Meeting

Follow up vom letzten Treffen:

• Frage nach Verortung der Custom fields: PO, POL, Receiving
• Gibt es andere Use cases (außer DBS Statistik) für Custom fields in PO, POL oder Receiving?
  

Patrick Daus (Uni Marburg) / noch nicht besprochen: Es wäre für uns sehr interessant, wenn custom fields auf PO oder POL hinzugefügt werden könnten, die dann bei Versand der Bestellung an den Lieferanten mit ausgegeben werden.Bspw. custom field "SAP-reference". Dort würde wir gern eine Zuordnungsnummer unterbringen und im Feld "Instructions to vendor" dem Lieferanten mitteilen, diese Zuordnungsnummer auf der Rechnung zu vermerken. Dadurch könnten wir unseren elektr. Rechnungseingang, den anschließende Genehmigungsworkflow sowie FOLIO-Rechnungsimport besser umsetzen.

Marie M. (Bayreuth): Wunsch nach Erfassung Devisen Rückmeldungen (also exakter Betrag der Banküberweisung im Falle verschiedener Wechselkurse). Idee: Originalpreis in Fremdwährung wird in custom field eingetragen, endgültig bezahlter Betrag mit Steuer ist Rechnungsbetrag.

→ Existierendes Feld "Disbursement amount" in Invoice/Voucher nach Freigabe einer Rechnung. Laut Dennis B. (Acq SIG) ist dieses Feld dafür vorgesehen

→ Thema ebenso in OA SIG; hier zusätzlich Bedarf an Aufsplittung (manuell oder automatisch) auf Invoice Lines; Owen will Thema in Acq SIG anbringen (zeitlicher Horizont noch unklar)

→ Frage nach Verbindung zu Finance App; Bankbetrag soll sich auch korrekt in Finance Transaktionen abbilden

Rückfragen zu ACQ-Anforderungen

→ verschoben

aus Tabelle Gap-Analyse

Anforderung Finance App → Transaktionen

• Vorschlag/Bedarf: 1 Click weniger, direkt aus Tabelle der Transaktionen auf Quelle gelangen
  • aber: über die Detailansicht können Bindungen gelöst werden
• Vorschlag/Bedarf: "One-Time" und "Ongoing" getrennt in die Budgetübersicht übertragen jeweils für Ausgaben und Bindungen + die Listenansicht der Transaktionvorgänge mit "One-Time" und "Ongoing" kennzeichnen, sowie Bestellnummern hinzufügen

Fremdwährung in der Invoices App

D.h., Zusatzkosten werden generell in der Währung der Rechnung erfasst. Wenn dies z.B. USD ist, können keine Zusatzkosten wie MwSt. in EUR erfasst werden.

Der Originalpreis sollte festgehalten werden. Wählt man aber in der Bestellung bspw. USD aus, so ist die Bestellzeile in der Fremdwährung hinterlegt und man kann in der Rechnungsbearbeitung nicht einfach einen deutschen MwSt.-Betrag hinzufügen

• Aussonderung