Anforderungen Bestellautomatisierung /automatisierte Bestellungen

UB Erlangen-Nürnberg

Import von ELiSA-Warenkörben* mit anschließendem Bestellversand durch Folio

*hbz: Derzeit Titeldaten mit eingebetteten Bestelldaten (EOD) im Format MARCXML oder ONIX 2.1

Evt. Anlegen eines neues Katalogdatensatzes d.h. Import aus dem Verbundsystem
Anlegen einer neuen Bestellung
Import aller in ELiSA eingetragener Bestelldaten
Automatischer Versand der Bestellung

ELiSA-Warenkorbnummer (Notizfeld)
ISBN
Bestell-Präfix
Lieferantennummer
Kundennummer des Lieferanten
Preis
Währung
Fond
Anzahl

fixe Feldbelegungen:
Erwerbungsart
Automatic export
Bestellungsformat
Inventarisierungsstatus
etc.
--> evt. über Vorlage möglich?

Das Buch “Medikamente in der Tumortherapie” - ISBN 978-3-662-65377-7 wird über ELiSA bestellt. In EliSA bereits hinterlegt sind alle bibliographischen Daten und der Preis, der Lieferant mit Kundennummer, der Fond und das Bestellnummernpräfix. Außerdem einige Statistik-Daten, wie z.B. das Herkunftsland. Die ELiSA-Bestellung wird in den Verbundkatalog importiert und dort alle Bestellfelder zwischengespeichert. Es wird dann im lokalen Bibliothekssystem ein lokaler Katalogsatz erzeugt und daran eine neue Bestellung anlegt. Die zwischengespeicherten Bestelldaten werden importiert. Danach wird die Bestellung automatisch an den Lieferanten im jeweils von diesem gewünschten Bestellformat geschickt.

Ergänzung hbz: Im hbz Verbund werden nur die Titeldaten aus dem Warenkorb in die Alma Netzwerkzone importiert. Die Bibliotheken erhalten den gesamten Warenkorb mit Bestelldaten über einen sftp-Server bereitgestellt.

hbz

hbz

(Mehrstufiges) Matchverfahren beim Import in FOLIO, um die Bestellung an der richtigen Titelaufnahme zu generieren.

Match über eine eindeutige ID wie

• primäre ID des Verbundes,

• ELi:SA-ID (falls schon mal zuvor bestellt wurde)

• ISBN idealerweise in Kombination mit dem Ressourcentyp (Print oder E-Book)

MARC: Feld 035 mit entsprechendem Präfix (DE-ISIL) oder (ELiSA)

ONIX: <ProductIdentifier> oder ELiSA-ID aus dem Bestellfeld

In der Regel handelt es sich bei Bestellungen aus ELi:SA um Neuzugänge. Es kann aber auch vorkommen, dass ein Titel bereits im Verbundkatalog oder im Lokalsystem der Bibliothek vorliegt. Mit einem Matchverfahren wird gewährleistet, dass die Bestellung an dem richtigen Titel angelegt wird. Zusätzlich werden unnötige Dubletten vermieden.

hbz

Mehrfachbestellungen für verschiedene Standorte / Anlegen mehrerer POLs

Bibliothek, Standort

In manchen Fällen wird ein Titel für mehrere Standorte einer Bibliothek bestellt.

GBV (jedoch mit niedriger Priorität)

hbz

Bestellungen an unterschiedliche Lieferanten

Anhand des aus ELi:SA gelieferten Lieferantencodes wird die Bestellung an den in FOLIO konfigurierten Lieferanten per E-Mail, Edifact etc. weitergegeben.

Lieferantennummer, Lieferantencode, Lieferantenkonto

In ELi:SA können in der Bestellfeldermaske unterschiedliche Lieferanten ausgewählt werden (Lieferantencode), sodass beim Import in das Bibliothekssystem, der jeweils richtige Lieferant bei der Bestellung angesteuert wird (automatisierte Bestellung per E-Mail o.ä.)

hbz

Bestellungen unter bestimmten Bedingungen vor Versand an den Lieferanten prüfen können.

Nach Import in FOLIO wird die Bestellung, aufgrund des Vorhandenseins eines Wertes in einem Bestellfeld, nicht sofort an den Lieferanten versendet, sondern zur Prüfung/zur Freigabe zurückgehalten.

Checkbox Manuell

In manchen Fällen ist es erforderlich eine Bestellung nicht automatisiert an den Lieferanten zu versenden, sondern vorab zu prüfen, bspw. es handelt sich um einen Titel von einem expliziten Verlag oder einen Titel mit hohen Kosten.

GBV

SLUB Dresden

Medienbestellungen (online/print) über Webshops ausgewählter Lieferanten (Warenkorbbestellung)

Nach der Bestellung eines Titels im Webshop des Lieferanten muss eine Titelprüfung erfolgen (Lokalsystem- oder Verbundprüfung) und angezeigt werden, ob bereits Bestand in Bibliothek vorhanden ist

• Fachreferent/Mitarbeiter legt im Webshop eines Hauptlieferanten (Schweitzer, Lehmanns, Dreier, Massmann) ein elektronisches Einzel-E-Book oder ein Printmedium in den Warenkorb (Basis: eigene Recherche oder Approval Plan).

• Fachreferent/Mitarbeiter ergänzt alle relevanten Bestellinformationen (Kostenstelle, DBS, Bestellnotizen, …).

• Im Warenkorb erfolgt ein Abgleich mit dem Bibliotheksbestand (Schnittstelle Warenwirtschaftssystem des Buchhändlers und K10plus (Z39.50))

• Bestellung wird verschickt (oder nicht).

• Lieferant verschickt Bestellbestätigung

GBV (zusätzliches Kriterium für Matching über einen Autor-Titel-Schlüssel wünschenswert, z.B. die ersten vier Zeichen des Nachnamens plus die ersten vier Zeichen des Titels)

SLUB Dresden

Erfassung und Verarbeitung der Bestellung im Warenwirtschaftssystem des Lieferanten und Übermittlung der Bestellinformationen an die Bibliothek (DEM)

• automatisierte elektronisch Übermittlung standardisierter Daten an die Bibliothek (DEM)

• Bestelldaten (Preis, Kostenstelle, Notizen, …) in XML oder anderen Datenformaten

Lieferant übermittelt XML-Daten.

SLUB Dresden

• Der finale Datenimport in das Lokalsystem erfordert Prüfverfahren.

• Ergebnisse müssen nach bestimmten Szenarien klassifiziert werden und eine Weiterbearbeitung der Bestellung oder einen Abbruch zur Folge haben.

Lokalsystemprüfung:

• Ist der Titel bereits vorhanden?

• Hat die betreffende Kostenstelle noch finanzielle Mittel zur Verfügung hat?

DEM Verarbeitung

• Entgegennahme der Bewegungsdaten des Lieferanten (XML)

• bibliografische Daten (z.B. MAB, MARC) aus K10plus

• Automatischer Import der bibliografischen Daten aus dem Verbund

• Automatischer Import der Bestelldaten aus dem DEM in das Lokalsystem, wenn die Kostenstelle genügend finanzielle Mittel zur Verfügung hat

• Prüfung der Daten im K10plus:

  • Fall 1:

    • K10plus: Titel + Lokalsatz enthalten

    • Lokalsystem: neue Bestellsatz im Lokalsystem anlegen

  • Fall 2:

    • K10plus: Titel vorhanden + kein Lokalsatz enthalten → Lokalsatz anlegen

    • Lokalsystem: Download Titelaufnahme und anlegen des Bestellsatzes

  • Fall 3:

    • K10plus: Titel nicht vorhanden → Titel als Minimalkatalogisat anlegen → Lokalsatz anlegen

    • Lokalsystem: Download Titelaufnahme und anlegen des Bestellsatzes

SLUB Dresden

Bestellung wird im Lokalsystem angelegt

• Log-Daten (Zeitstempel, ggf. Fehlermeldungen)

Information an den Bearbeiter das der Warenkorb des Lieferanten XYZ in das Lokalsystem importiert wurde

GBV

hbz

Schnittstellen (Z39.50 oder SRU) für den Bestandsabgleich über ISBN und Person+Titel

Anhand einer Abfrage mit ISBN oder Person+Titel aus ELi:SA wird über eine standardisierte Schnittstelle in Folio ermittelt, ob ein Titel bereits im Bestand der Bibliothek ist und dann der Bibliothek in ELi:SA zurückgemeldet/angezeigt.

Konfiguration in ELi:SA

• Z39.50

  • use-Attribut ISBN, use-Attribut Person + Titel, use-Attribut Titel

• SRU

  • OPAC-Abfrage URL ISBN, OPAC-Abfrage URL Person + Titel, OPAC-Abfrage URL Titel

GBV

Import von Bestelldaten aus dem Lieferanten-Webshop an das BMS (Folio)

Export der benötigten Daten aus dem System des Lieferanten, Mapping zu den Folio-Feldern, Import über API nach Folio. Prüfroutinen auf Dubletten

Bestell-ID aus dem Lieferantensystem, Abteilung/Institut der Bibliothek, Bestelltyp, Bestelldatum, Lieferantencode, Währung, Bestellpreis, Referent, Standort, Kostenstelle, Exemplarzahl, Liefertermin, Bemerkungen

UB Erlangen-Nürnberg

Import von Rechnungen im Edifact-Format

Automatischer täglicher Import von Rechnungen im Edifact-Format mit allen benötigen Feldern/Angaben

Lieferantenname
Kundennummer
Steuernummer
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Bestellnummer
Einzelpreis
Rabatt-Prozentsatz
Rabattbetrag
evt. Zusatzkosten
Mehrwertsteuersatz
Mehrwertsteuerbetrag
Gesamtpreis
Anzahl
evt. Rechnungsgrund

Rechnungen werden täglich importiert und dort mit der entsprechenden Bestellung verknüpft. Alle Angaben werden zur Kontrolle aufgeschlüsselt. Ein Bibliotheksmitarbeiter ruft nach Eintreffen der Lieferung die Rechnung auf und überprüft alle Angaben. Sind alle Angaben korrekt, wird die Rechnung im System gezahlt.

SLUB Dresden

Übermittlung der Rechnungsdaten an DEM

• automatisierte elektronisch Übermittlung standardisierter Daten an die Bibliothek (DEM)

Lieferantencode, Kundenummer, Währung, Rechnungsnummer,
Rechnungsdatum, Bestellnummer, Preis, Rabatt, Warenkorbnummer,…

Entgegennahme der Rechnungsdaten des Lieferanten (XML)

GBV

GBV

Übermittlung von Rechnungsdaten aus dem Haushaltssystem an das BMS (Folio)

Export der benötigten Daten aus dem Haushaltssystem, Mapping zu den Folio-Feldern, Import über API nach Folio. Prüfroutinen auf Rechnungs-Dubletten

POL aus Folio oder Bestell-ID aus dem Lieferantensystem, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantencode, Währung, Rechnungsbetrag, Rabattsatz, Steuersatz, Steuerindikator

SLUB

• Lieferant informiert, wenn es zu Lieferverzügen kommt

• je nach Onyx-Code muss das erwartete Lieferdatum im Lokalsystem angepasst und der Meldungstext im Notizfeld eingefügt werden

•  

Beispiel Lieferverzugsmeldung DEM

 

Open

 

• automatisierte elektronisch Übermittlung standardisierter Daten an die Bibliothek (DEM)

Entgegennahme der Lieferverzugsdaten des Lieferanten (XML)

GBV