2023-06-14 Besprechungsnotizen Erwerbung

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Heute: Martina S. Demo der Pakete in Bestellung

Martina S.: Zsfassung der Diskussion

• Bibliotheken haben unterschiedliche Workflows, die alle berücksichtigt werden sollten
• Die Erfassung der DBS ist auf mehreren Ebenen nötig:
  • Erfassung auf Bestellpostenebene, sofern Daten vorhanden (nicht Pflicht)
  • Anzeige und Editierbarkeit in Receiving
  • Anzeige und Editierbarkeit in Rechnungsposten
• Wichtig und noch zu klären: Wo speichern wir die Daten?
  • Speicherung auf Holdingsebene?
    • was, wenn nicht mit dem Inventory und damit dem Holdings verknüpft wird?
  • auf Item-Ebene?
    • es wird nicht immer ein Item angelegt (z.B. bei der Erwerbung von Datenbanken) 
    • gibt es eine Verknüpfung von Bestellung und Item? | ACQ-Daten werden im Item angezeigt → woher kommen die?
  • im Piece-Datensatz?
  • dazu muss das Datenmodell geprüft werden → Kleingruppe prüft
• Für eine umfassende Statistik:
  • statistische Daten werden nicht nur aus den manuellen Feldern abgefragt, sondern aus allen Informationen (Bestelltyp, Erwerbungsjahr ...) | im Reporting gibt es dazu schon Tickets - d-Reporting möchte sich aber vorerst auf Fächergruppenzuordnung fokussieren und dann Schritt für Schritt vorgehen

• eine Kleingruppe aus d-Erwerbung und Reporting analysiert, an welchem Ort die DBS gespeichert werden sollte | Martina Schildt erfragt interessierte TN via Slack 28 Jun 2023 

Björn Muschall 

• Gibt es andere Use cases (außer DBS Statistik) für Custom fields in PO, POL oder Receiving?
  

Patrick Daus (Uni Marburg) / noch nicht besprochen: Es wäre für uns sehr interessant, wenn custom fields auf PO oder POL hinzugefügt werden könnten, die dann bei Versand der Bestellung an den Lieferanten mit ausgegeben werden.Bspw. custom field "SAP-reference". Dort würde wir gern eine Zuordnungsnummer unterbringen und im Feld "Instructions to vendor" dem Lieferanten mitteilen, diese Zuordnungsnummer auf der Rechnung zu vermerken. Dadurch könnten wir unseren elektr. Rechnungseingang, den anschließende Genehmigungsworkflow sowie FOLIO-Rechnungsimport besser umsetzen.

• feste Liste von ca. 50 Nummern, jedoch feingliedriger als Account number am Budget
• ggf. 'Vendor reference number' mit Typ 'Vendor order reference number' dafür nutzbar? (siehe Screenshot)
• Frage nach Übertragung in Bestellung,
  • wird dieses Feld mit EDI übertragen?
  • bisher noch nicht in PDF Ausgabe
  • wäre bei Bestellung mit Mailversand-Methode zu berücksichtigen
• Custom fields dafür eher ungeeignet, da es in Bestellmethoden integriert werden muss

Marie M. (Bayreuth): Wunsch nach Erfassung Devisen Rückmeldungen (also exakter Betrag der Banküberweisung im Falle verschiedener Wechselkurse.

→ Existierendes Feld "Disbursement amount" in Invoice/Voucher nach Freigabe einer Rechnung. Laut Dennis B. (Acq SIG) ist dieses Feld dafür vorgesehen

→ Thema ebenso in OA SIG; hier zusätzlich Bedarf an Aufsplittung (manuell oder automatisch) auf Invoice Lines; Owen will Thema in Acq SIG anbringen (zeitlicher Horizont noch unklar)

→ Frage nach Verbindung zu Finance App; Bankbetrag soll sich auch korrekt in Finance Transaktionen abbilden

• Anforderung: Disbursement amount sollte korrekt im Budget berücksichtigt werden (in Verbindung mit Diskussion zu Fremdwährung betrachten)

Sven T. (Leipzig): Wir würden uns bei der PO ein custom field wünschen, um bei Auswahl des Lieferanten eine Bezugsquelle vermerken zu können. Beispielsweise bei antiquarischen Bestellungen haben wir einen Sammellieferanten eingerichtet. Hier würden wir gerne den exakten Lieferanten in einem zusätzlichen Feld vermerken.

• wird nochmal im nächsten Meeting besprochen, ggf. ebenso Use case in Dresden

12 Jul 2023 

Björn Muschall Sven Thomsen Silvana Kirschner Heike Weber 

Fügt man in die Bestellzeile einen Fremdwährungspreis ein und wählt Euro als Währung bei der Rechnung aus, erscheint beim Anlegen des Rechnungspostens folgende Warnung:

Bei Bestätigung wird Fremdwährungspreis aus der Bestellung wird als Euro-Betrag in die Rechnung eingetragen. Eine Umrechnung findet nicht statt. Währungsdifferenzen oder zusätzliche MwSt. werden generell in Euro ermittelt. Die Kombination beider Währungen entspricht so natürlich nicht dem realen Betrag 100 USD + 7% MwSt ≠ 107 EUR.