Zeit: 10:00-11:00

In 2023-03-22 wurde entschieden, dass sich eine Kleingruppe trifft, um das Thema Bestellversand bis zum Treffen 2023-04-26 für die Vorstellung in der Acquisitions SIG aufzubereiten. 

• Ziel: Zusammenfassung der wichtigsten Anforderungen der D-A-CH-Einrichtungen an den Bestellversand. 

@André Hohmann (SLUB Dresden)

@Björn Muschall (UB Leipzig)

Ziel der Vorstellung in SIG Acquisitions

• Erste Vorstellung des "Gesamtpakets ohne Details" + Feedback "einsammeln"

• Klärung

  • internationale Kleingruppe

  • D-Kleingruppe

  • Erstellung der Tickets

  • Bereitstellung weiterer detaillierter Informationen 

• Entscheidung, dass die Anforderungen Teil des Produkts werden soll

• Entscheidung über den weiteren Ablauf

Inhalte

• Einleitung

  • Status Quo

    • In FOLIO ist nur EDIFACT-Integration möglich

    • Wir benötigen eine E-Mail-Integration einen automatisierten E-Mail-Versand

    • Das Ticket UXPROD-1129: Manage communication of individual Purchase Order information with vendor via emailAnalysis CompletePreview ist bisher nicht ausreichend, wegen fehlender Automatismen

  • Zahlen

    • Example: The SLUB Dresden sends 2500-3500 manual orders per year

  • EDIFACT in vielen Fällen nicht anwendbar

    • Lieferanten nutzen kein EDIFACT (Kleinverlage für Pflichtablieferungen, ...)

    • Pflichtablieferungen in Landes- und Nationalbibliotheken mit gesetzlichen Auftrag

  • In der D-Community hat es sehr hohe Priorität und es wird entwickelt, wenn die Ressourcen verfügbar sind

• Hauptteil

  • Erweiterung der Integration Details in der App Organisationen

    • E-Mail-Versand

    • Nutzung einer Schedule-Funktion (vergleiche EDIFACT Scheduling) für aggregierten Versand

  • Auswahl der Integration method in der App Bestellungen

    • Auswahl der Integration method durch Konfiguration des Lieferanten - keine manuelle Auswahl!

  • Konfiguration der Texte

    • Es müssen verschiedene E-Mail-Templates vorhanden sein - UXPROD-1129: Manage communication of individual Purchase Order information with vendor via emailAnalysis CompletePreview

  • Logging und Fehlermeldungs-Management

    • Für EDIFACT auch nicht vorhanden

    • Sicherstellung, dass Bestellungen tatsächlich versendet wurden

  • Versanddatum

    • Unterschiedliche Anforderungen

      • Versanddatum vs. Öffnungsdatum als Start des Mahnprozesses angewendet wird - vergleiche 2023-03-15 Abstimmung Bestellversand - D-Erwerbung

    • Gegebenenfalls Funktion, mit der bestimmt wird, ob Versanddatum (noch zu erstellen) oder Öffnungsdatum (vorhanden) als Start des Mahnprozesses angewendet wird.

      • Einrichtungen, die bisher mit Öffnungsdatum arbeiten, sollten dies auch weiterhin anwenden können

      • Vergleiche folgende Funktionen mit

        • "Approval required" to open orders in Einstellungen der App Bestellungen

        • Disable instance matching in Einstellungen der App Bestellungen

  • Storno/Bestellkündigungen

    • Stornierungen sollen auch automatisiert versendet werden

• Schluss

  • Passen die Anforderungen in das generelle Konzept? 

  • Anknüpfungspunkte:

    • Bestellmahnung

    • Zeitschriftenverwaltung

  • Eröffnung der Diskussion

Erstellung einer Anforderungsanalyse

• Ja, wird erstellt

• XML-Bestellungen besser später vorstellen, wenn E-Mail-Bestellversand geklärt ist 

Vorstellung des Themas in 2023-04-26 Besprechungsnotizen Erwerbung