Inventarisierung ohne Bestellung - Funktionsanalyse
Auf dieser Seite wird die Funktionsanalyse bezüglich der Inventarisierung von Medien beschrieben, die keine Bestellung benötigen (Geschenk, unverlangter Tausch, Pflicht)
Funktionsanalyse
Beschreibung
Für die Inventarisierung einiger Erwerbungsarten ist die Erstellung einer Bestellung nicht nötig. Dies sind beispielsweise:
Geschenke,
- auch Eigenpublikationen der Uni,
- Institutsabgaben
Pflichtexemplare,
unverlangter Tausch,
unverlangte Medien,
e-Medien, PDA
retrospektive Katalogisierung,
Verwaltungsgegenstände (Garderobenschlüssel etc.),
OA-Artikel
Für den Inventarisierungsprozess braucht es die Möglichkeit, folgendes in der App Inventarisierung zu erstellen:
Titel"Inventarisierungsstücke" (FOLIO: pieces)Katalogdatensätze (Inventory Instances, Holdings, Items), die die inventarisierten Medien repräsentieren
Zusätzlich sollen in der Inventarisierungs-App erstellte Titel mit Datensätzen aus dem Katalog (Inventory) verknüpft werden können.
Außerdem sollen Inventarisierungsdatensätze mit Rechnungen verknüpft werden können.
Für den Inventarisierungsprozess müssen deshalb in der App Inventarisierung folgende Felder und Funktionen verfügbar sein, um zu vermeiden, dass eine unnötige Bestellung angelegt wird.
Benötigte Funktionen und Felder
Funktionen
Felder sind schon angezeigt, aber müssen editierbar sein.
Bei vorhandener Bestellung werden Felder übernommen und lediglich angezeigt
Ohne Bestellung sind die Felder in der App Inventarisierung editierbar
- "Inventory Interaction"
Verknüpfung mit Inventory-Datensätzen
Verknüpfung mit Rechnungen
- Dies ist notwendig, weil die Verknüpfung zu den Rechnungen in der Regel über die Bestellung verfügbar ist
- Dies kann zum Beispiel bei unverlangten Käufen auftreten
Felder
Titel inklusive fakultativem Titel-Look-up
- Bisher muss ein Titel aus der App Katalog bestimmt werden
- Wie in dem Bestellposten soll es ermöglicht werden, dass der Titel des Objekts auch erfasst werden kann, ohne dass dieser in der App Katalog vorhanden ist
- Erwerbungsart
Bestellformat
- Erwerbungsdatum
Organisation inkl. Verknüpfung: Lieferantenname und -code
Preis (Betrag)
- Preis (Währung)
FondsInventarnummern (wurde mittlerweile entwickelt und implementiert)Statistische Daten (custom fields)
Nachtrag 2024-08-30 - André Hohmann:
- Ausleihtyp
- Bisher in Einstellungen / Bestellungen / Kataloginteraktion / Ausleihtyp nur global konfigurierbar → besser ist die Anpassungsmöglichkeit in der Inventarisierung, um die Bearbeitung des Exemplars in der App Katalog nach der Inventarisierung zu vermeiden
- Siehe: Erweiterung der Felder in der App Inventarisierung - Funktionsanalyse
Felder, die nicht benötigt werden
Folgende Felder im Accordion "Bestellpostendetails" werden nicht benötigt und müssen nicht verfügbar sein:
Bestellpostennummer
Erwartetes Eingangsdatum
Inventarisierungsworkflow
Bestandsanfrage für
Materiallieferant sollte Organisation werden | Vendor und Material supplier können kombiniert werden und ein Feld = Organisation werden
- Ist das notwendig? Es sollte darauf geachtet werden, dass es zu keinen gravierenden Abweichungen zu der Inventarisierung mit Bestellungen führt.
Anmerkungen
- André Hohmann (): Sollen diese Felder tatsächlich "entfernt" werden?
- Ich vermute, dass dies am Ende aufwändiger ist, als die Felder leer zu lassen. Unter Umständen werden die Felder doch in einer Einrichtung benötigt.
- Es kann gerne mit dem PO abgestimmt werden, aber es sollte ernsthaft überlegt werden, wie wichtig es ist, dass die Felder nicht verfügbar sind.
Implementierung der fehlenden Felder
Fenster
Die Felder können in folgenden Fenstern der App Inventarisierung implementiert werden:
- Erwartet / Aktionen = Titel hinzufügen
- Erwartet / Teil bearbeiten
Übersicht
In folgender Übersicht wird bestimmt, in welchen Fenstern die Felder verfügbar sein solle.
Feld | Fenster "Teil bearbeiten" | Fenster "Inventarisierung" |
---|---|---|
Titel inklusive fakultativem Titel-Look-up | ||
Erwerbungsart | ||
Bestellformat | ||
Erwerbungsdatum | ||
Organisation inkl. Verknüpfung: Lieferantenname und -code | ||
Preis (Betrag) | ||
Preis (Währung) | ||
Ausleihtyp |
Aufgaben
Prüfen, welche derzeitigen Felder (inkl. Pflichtfelder) nicht benötigt werden, wenn ohne Bestellung gearbeitet wird. Martina Schildt alle
Anzeige der Receiving history auf Holding und Item Ebene testen Martina Schildt
Zusammenführung der Funktionsanalysen André Hohmann
Weitere Informationen
Anforderungsanalyse
...
Relevante Funktionsanalysen
Erwerbungsdaten in Exemplarsätzen ohne Bestellung - Funktionsanalyse
- Erweiterung der Felder in der App Inventarisierung - Funktionsanalyse
Besprechung in einer D-Gruppe/SIG
- 2022-11-30 Besprechungsnotizen Erwerbung
- 2023-01-25 Besprechungsnotizen Erwerbung
- 2023-03-22 Besprechungsnotizen Erwerbung
- Inventarisierung ohne Bestellung muss in d-Erwerbung noch priorisiert werden
- 2024-08-28 Besprechungsnotizen Erwerbung
Relevante vorhandene Jira-Tickets