Gutschriften | Rechnungskorrekturen

Szenario:

• bereits freigegebene u./o. bezahlte Rechnung kommt vom Haushalt zurück → falscher Betrag berechnet

• Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden → erstellen einer Korrekturrechnung

Beispiel: "vollständig bezahlte" Rechnung

• abgerechnet 18,91 € korrekter Betrag lt. Haushalt 15,91 €
  
  

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Erstellen einer Korrekturrechnung

• Rechnung mit Originalrechnungsnummer + Zusatz "_Korr" erstellen

• Differenz-/Korrekturbetrag in den "Informationen zum Rechnungsposten" angeben:

  • Rechnungsposten → Aktionen → neue Leerzeile

  • Beschreibung: Korrektur

    • momentan Freitextfeld

    • ggf. standardisierte Begriffe über Auswahlliste bereitstellen

  • Korrekturbetrag im Feld "Zwischensumme" eintragen
    
    

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• Freigeben und bezahlen

Ansicht Finanz-App 

Überblick über eine bestimmte Kostenstelle (Fonds)

• Die Rechnungskorrektur ist als Typ "Gutschrift" ausgewiesen 

  • es kann also nicht nachvollzogen werden, ob eine "echte" Gutschrift oder eine andere Buchung vorliegt 

  • Der Rechnungstyp "Gutschrift" ist ohne die Inhaltsinformation irreführend
    
    

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• Ein Ergänzung folgender Informationen in der Ansicht Vorgänge (Finanzen→ Fonds→ Aktuelles Budget → Vorgänge anzeigen) erscheint wichtig:

  • Rechnungsnummer (inkl. Sortiermöglichkeit)

  • Beschreibung aus dem Rechnungsposten (inkl. Sortiermöglichkeit)

• Hinweis: Rechnungskorrekturen gibt es häufig für:

  • hausinterne Umbuchen (von einer Kostenstelle auf die eine andere)

  • Korrekturen (Tippfehler, falsche Beträge, Rabatt vergessen, ...)

  • Nachbelastungen

Ansicht Rechnungs-App 

Überblick über eine Rechnung

• Beim Überblick über die Korrekturen an einer Rechnung fehlt 

  • Kostenstelle (Fonds) 

  • Beschreibung aus dem Rechnungsposten

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Fazit:

RechnungsApp → Kostenstelle + Beschreibung aus dem Rechnungsposten sollte sichtbar sein
FinanzApp → Rechnungsnummer + Beschreibung aus dem Rechnungsposten sollte sichtbar sein