Funktionsanalyse

Beschreibung

In der SLUB Dresden werden bisher in den Exemplardaten bestimmte Erwerbungsdaten eingetragen, wenn keine Bestellung zu den Exemplaren vorhanden ist. Die Erwerbungsdaten werden in die gleichen Felder eingetragen, in die auch die Werte aus der Bestellung übernommen werden. Dadurch werden Auswertungen, Reports, vereinfacht, weil immer die gleichen Felder ausgewertet werden können. Dies betrifft: 

• Erwerbungsdatum
• Erwerbungsart
• Lieferantencode + Lieferantenname + Verlinkung zum Lieferantendatensatz

Anwendungsfälle/-bereiche

• Geschenke
• Tausch
• Retrokatalogisierung/konversion, ...

In FOLIO werden in den Exemplardaten die Erwerbungsdaten nur angezeigt, wenn eine Bestellung vorhanden ist. Es ist nicht möglich, Erwerbungsdaten zu erfassen, wenn keine Bestellung vorhanden ist. 

• Ergänzung Felix Hemme 30 Nov 2022:
  • Info zum weiteren Nachdenken: In den Holdings (nicht aber Items) können folgende Daten mit Bezug zur Erwerbung erfasst werden, ohne das eine verknüpfte Bestellung vorhanden sein muss:
    • Acquisition method
    • Order format
    • Receipt status
    • Folio-Docs: https://morning-glory.docs.folio.org/docs/metadata/inventory/#acquisition

Möglichkeiten

Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um in FOLIO Erwerbungsdaten in Exemplaren ohne Bestellung zu erfassen. 

1. Bearbeitung der Felder in dem Accordion "Erwerbung"
   • Die Felder in dem Accordion "Erwerbung" sind auch ohne Verknüpfung zur Bestellung verfügbar und können manuell bearbeitet werden. 
   • Die Felder haben intern und im UI dieselbe Bezeichnung wie bei der Verknüpfung zur Bestellung, um die Abfragen und Reports zu erleichtern
2. Benutzerdefinierte Felder 
   • Benutzerdefinierte Felder könnten genutzt werden, um je nach Einrichtung die benötigten Felder zu konfigurieren
   • Dafür müsste das Jira-Ticket UXPROD-396 - Getting issue details... STATUS - Custom Fields unterstützt werden. Ticket für Inventory-Entitäten:  UXPROD-2211 - Getting issue details... STATUS
3. Eigenes Akkordeon mit Auswahl Erwerbungstyp, Lieferantencode, ...
   • Es wird ein weiteres Accordion (zum Beispiel "Erwerbung ohne Bestellung") erstellt, das die gleichen Felder enthält wie das Accordion "Erwerbung", die jedoch manuell bearbeitet werden können
4. Es werden Bestelldatensätze für alle Exemplare angelegt, so dass keine zusätzlichen Felder erstellt werden müssen
   • Diese Möglichkeit erfordert keine technische Entwicklung
5. Erfassung der Bestelldaten in Holdings- oder Item-Notes (Felix Hemme)
   • In den Inventory-Settings werden Note Types für Holdings- oder Items angelegt, z. B. Erwerbungsart, Erwerbungsdatum, Lieferantencode
   • Beim Anlegen eines Holdings oder Items können die Anmerkungstypen ausgewählt und in diese Felder die entsprechenden Daten eingetragen werden
   • Zusätzlich kann man zur einfachen Abfrage der Datensätze ohne Bestellung in Orders einen Statistical Code anlegen, z. B. 
     • Statistical Code Type: ACQ (Erwerbung)
     • Statistical Code: Keine Bestellung in Orders
   • Zu prüfen: Wie können diese Daten in Statistiken eingehen?
6. Erwerbungsdaten werden bei der Inventarisierung erfasst (aus Bestellung) mit Möglichkeit, auch ohne Bestellung zu inventarisieren
   • Siehe: Inventarisierung ohne Bestellung - Funktionsanalyse

Herausforderungen und Vorteile

Weitere Informationen

Anforderungsanalyse

• -

Relevante Funktionsanalysen

• Inventarisierung ohne Bestellung - Funktionsanalyse

Besprechung in einer D-Gruppe/SIG

• 2022-11-30 Besprechungsnotizen Erwerbung / Abbilden von Erwerbungsdaten ohne Bestellung (Geschenk, Tausch)

Relevante vorhandene Jira-Tickets