Ziel

Ziele der Vorstellung des Themas Anforderungen an den Bestellversand im D-A-CH-Raum in SIG Acquisitions

• Erste Vorstellung des "Gesamtpakets ohne Details" + Feedback "einsammeln"
• Klärung der Fragen
  • Soll die Anforderung in einer internationale Kleingruppe oder in einer D-Kleingruppe diskutiert werden?
  • Können dafür Tickets erstellt werden?
  • Müssen detaillierte Informationen bereitgestellt werden?
• Erwartete Ergebnisse
  • Es sollte eine Entscheidung getroffen werden, ob die Anforderungen ein Teil des Produkts FOLIO werden kann/soll, oder ob der Product Owner dies ablehnt (in diesem Fall müssen Alternativen benannt werden)
  • Es sollten die folgenden notwendigen Schritte bestimmt werden, um die Anforderungen zu erfüllen

Problembeschreibung

In deutschen Bibliotheken ist es notwendig, den Bestellversand in FOLIO via E-Mail stärker zu automatisieren. Zum Beispiel werden in der SLUB Dresden circa 2500-3500 Bestellungen pro Jahr via E-Mail versendet, die nicht manuell versendet werden können. 

• Status Quo der Funktionalität in FOLIO
  • In FOLIO ist bisher nur EDIFACT-Integration vorhanden
  • Wir benötigen eine E-Mail-Integration für einen automatisierten E-Mail-Versand
  • Das Ticket UXPROD-1129 - Getting issue details... STATUS ist wegen der fehlender automatisierten Abläufe nicht ausreichend, bildet jedoch eine Grundlage
• EDIFACT ist in vielen Fällen nicht anwendbar
  
  • Lieferanten nutzen kein EDIFACT (Kleinverlage, ...)
  • In Landes- und Nationalbibliotheken insbesondere Verlage der Pflichtablieferungen mit gesetzlichen Auftrag
• Im D-A-CH-Raum hat der automatisierte Bestellversand eine sehr hohe Priorität und Entwicklungen werden auch selbst beauftragt und durchgeführt, wenn die notwendigen Ressourcen verfügbar sind

Anforderungsanalyse

• Die Integration Details in der App Organisationen sollen erweitert werden: 
  • Integration für den E-Mail-Versand
  • Nutzung einer Schedule-Funktion (entsprechend der EDIFACT Scheduling) für aggregierten Bestellversand
• Auswahl/Anzeige der Integration method in der App Bestellungen
  • Auswahl der Integration method durch Konfiguration des Lieferanten - keine manuelle Auswahl!
• Konfiguration der Texte der Bestellungen
  • Es müssen verschiedene E-Mail-Templates konfigurierbar sein 
• Logging und Fehlermeldungs-Management
  • Dies dient der Sicherstellung, dass Bestellungen tatsächlich versendet wurden
  • Dies ist für EDIFACT bisher auch nicht vorhanden und könnte für alle Integration Details konzipiert und implementiert werden
• Versanddatum
  • In einigen Einrichtungen soll das Versanddatum der Bestellung den Mahnprozess auslösen 
    • Unterschiedliche Anforderungen in den Einrichtungen an den Start des Mahnprozesses: Versanddatum vs. Öffnungsdatum als Start des Mahnprozesses - vergleiche 2023-03-15 Abstimmung Bestellversand - D-Erwerbung
  • Gegebenenfalls Konzipierung/Implementierung einer Funktion, mit der je Einrichtung bestimmt wird, ob das Versanddatum (noch zu erstellen) oder das Öffnungsdatum (vorhanden) als Start des Mahnprozesses angewendet wird. 
    • Einrichtungen, die bisher das Öffnungsdatum anwenden, sollten dies auch weiterhin anwenden können
    • Vergleiche folgende Funktionen mit einrichtungsspezifischen Einstellungen 
      • "Approval required" to open orders in Einstellungen der App Bestellungen
      • Disable instance matching in Einstellungen der App Bestellungen
• Storno/Bestellkündigungen
  • Stornierungen sollen auch automatisiert versendet werden

• Fragen/Hinweise
  • Entsprechen die Anforderungen in das generelle Konzept der FOLIO-Erwerbung? 
  • Laufende Entwicklungen, die berücksichtigt werden könnten:
    • Bestellmahnung
    • Zeitschriftenverwaltung
  • Eröffnung der Diskussion in der Acquisitions SIG

Erstellte Jira-Tickets

• UXPROD-4589 - Getting issue details... STATUS

Weitere Informationen

Besprechungen

• 2023-04-21 Abstimmung Bestellversand - Vorbereitung SIG Acquisitions

Funktionsanalyse

• Bestellversand - Funktionsanalyse

Relevante Anforderungsanalysen

• 03 Mahnstufen (Bestellmahnungen) - Anforderungsanalyse
• Fortsetzungsverwaltung - Anforderungsanalyse | Platzhalter | WIP

Relevante vorhandene Jira-Tickets

UXPROD-1129 - Getting issue details... STATUS