00 Vorstellung Acquisition SIG (Bestellversand) - Anforderungsanalyse

Owned by André Hohmann
Last updated: Jul 18, 2024
2 min read

Auf dieser Seite werden die Anforderungen an den Bestellversand beschrieben.

Inhalt

Übersicht und Status

Status

ANPASSUNG DES VORSCHLAGS

Priorität

?

Kategorie

PROZESS

Ersteller

SLUB DRESDEN UB LEIPZIG

Beginn

 

Ziel

Ziele der Vorstellung des Themas Anforderungen an den Bestellversand im D-A-CH-Raum in SIG Acquisitions

  • Erste Vorstellung des "Gesamtpakets ohne Details" + Feedback "einsammeln"
  • Klärung der Fragen
    • Soll die Anforderung in einer internationale Kleingruppe oder in einer D-Kleingruppe diskutiert werden?
    • Können dafür Tickets erstellt werden?
    • Müssen detaillierte Informationen bereitgestellt werden?
  • Erwartete Ergebnisse
    • Es sollte eine Entscheidung getroffen werden, ob die Anforderungen ein Teil des Produkts FOLIO werden kann/soll, oder ob der Product Owner dies ablehnt (in diesem Fall müssen Alternativen benannt werden)
    • Es sollten die folgenden notwendigen Schritte bestimmt werden, um die Anforderungen zu erfüllen

Problembeschreibung

In deutschen Bibliotheken ist es notwendig, den Bestellversand in FOLIO via E-Mail stärker zu automatisieren. Zum Beispiel werden in der SLUB Dresden circa 2500-3500 Bestellungen pro Jahr via E-Mail versendet, die nicht manuell versendet werden können. 

  • Status Quo der Funktionalität in FOLIO
    • In FOLIO ist bisher nur EDIFACT-Integration vorhanden
    • Wir benötigen eine E-Mail-Integration für einen automatisierten E-Mail-Versand
    • Das Ticket UXPROD-1129 - Getting issue details... STATUS ist wegen der fehlender automatisierten Abläufe nicht ausreichend, bildet jedoch eine Grundlage
  • EDIFACT ist in vielen Fällen nicht anwendbar
    • Lieferanten nutzen kein EDIFACT (Kleinverlage, ...)
    • In Landes- und Nationalbibliotheken insbesondere Verlage der Pflichtablieferungen mit gesetzlichen Auftrag
  • Im D-A-CH-Raum hat der automatisierte Bestellversand eine sehr hohe Priorität und Entwicklungen werden auch selbst beauftragt und durchgeführt, wenn die notwendigen Ressourcen verfügbar sind

Anforderungsanalyse

  • Die Integration Details in der App Organisationen sollen erweitert werden: 
    • Integration für den E-Mail-Versand
    • Nutzung einer Schedule-Funktion (entsprechend der EDIFACT Scheduling) für aggregierten Bestellversand
  • Auswahl/Anzeige der Integration method in der App Bestellungen
    • Auswahl der Integration method durch Konfiguration des Lieferanten - keine manuelle Auswahl!
  • Konfiguration der Texte der Bestellungen
    • Es müssen verschiedene E-Mail-Templates konfigurierbar sein 
  • Logging und Fehlermeldungs-Management
    • Dies dient der Sicherstellung, dass Bestellungen tatsächlich versendet wurden
    • Dies ist für EDIFACT bisher auch nicht vorhanden und könnte für alle Integration Details konzipiert und implementiert werden
  • Versanddatum
    • In einigen Einrichtungen soll das Versanddatum der Bestellung den Mahnprozess auslösen 
    • Gegebenenfalls Konzipierung/Implementierung einer Funktion, mit der je Einrichtung bestimmt wird, ob das Versanddatum (noch zu erstellen) oder das Öffnungsdatum (vorhanden) als Start des Mahnprozesses angewendet wird. 
      • Einrichtungen, die bisher das Öffnungsdatum anwenden, sollten dies auch weiterhin anwenden können
      • Vergleiche folgende Funktionen mit einrichtungsspezifischen Einstellungen 
        • "Approval required" to open orders in Einstellungen der App Bestellungen
        • Disable instance matching in Einstellungen der App Bestellungen
  • Storno/Bestellkündigungen
    • Stornierungen sollen auch automatisiert versendet werden


  • Fragen/Hinweise
    • Entsprechen die Anforderungen in das generelle Konzept der FOLIO-Erwerbung? 
    • Laufende Entwicklungen, die berücksichtigt werden könnten:
      • Bestellmahnung
      • Zeitschriftenverwaltung
    • Eröffnung der Diskussion in der Acquisitions SIG


Erstellte Jira-Tickets

Weitere Informationen

Besprechungen

Funktionsanalyse

Relevante Anforderungsanalysen

Relevante vorhandene Jira-Tickets

UXPROD-1129 - Getting issue details... STATUS