Problembeschreibung

In deutschen Bibliotheken ist es notwendig, Mahnstufen für Mahnungen anzuwenden. Das bedeutet, dass Mahnungen für eine Bestellung unterschiedliche Fristen haben können - in der Regel werden die Fristen mit jeder Mahnung länger, aber nicht unbedingt.

Beispiel:

• Mahnung 1: 30 Tage nach Absendung der Bestellung

• Mahnung 2: 60 Tage nach Versand von Mahnung 1

• Mahnung 3: 120 Tage nach Absendung der Mahnung 2

In den folgenden Abschnitten werden zum besseren Verständnis Anforderungen, Vorschläge und Beispiele aufgeführt. 

Anforderungsanalyse

In den deutschen Bibliotheken brauchen wir eine Möglichkeit, Mahnfristen zu definieren, entweder in der POL (und bei er Inventarisierung) oder im Organisationsdatensatz (idealerweise ist beides möglich).

Es wäre gut, wenn der im Organisationsdatensatz angegebene Reklamationsrhythmus standardmäßig in jeder Bestellung bei diesem Lieferanten enthalten wäre - es sei denn, ein individueller Reklamationsrhythmus wird bei der Erstellung der Bestellung für genau diese Bestellung festgelegt.

Erforderlich

• Möglichkeit, auf POL-Ebene festzulegen, ob die Reklamation erwünscht ist oder nicht, z.B. über eine Checkbox in der Bestellmaske, die aktiviert/deaktiviert werden kann.

• Ein Datum, z.B. das "Eingangsdatum" in der Bestellung bestimmt das Datum der ersten Reklamation/Mahnung

  • kann auch das Datum des Versands (noch nicht verfügbar) oder das Datum der Freigabe sein

• Verschiedene Ressourcentypen und Publikationsformen brauchen meist unterschiedliche Mahnroutinen. Diese sollten als Vorlage oder bei den Kundenkonten im Organisationsdatensatz abgelegt werden können.

• Die Fristen, Mahnungen und Daten für die letzten und nächsten Mahnungen sollten angezeigt werden. Nach dem Versenden einer Mahnung wird das Datum für eine neue Forderung vom System errechnet, vielleicht über die weiter unten vorgeschlagene Lösung oder aus dem Organisationsdatensatz gezogen

• Die Mahnhäufigkeit kann bei Bedarf auf POL-Ebene angepasst werden.

• Online-Warnung für Bestellungen, die reklamiert werden sollen.

• Mahnungen sollten nicht automatisch an den Lieferanten gesendet werden, aber wir brauchen eine Möglichkeit, mögliche Gründe zu prüfen, warum die Ressource noch nicht angekommen ist (z.B. weil sie noch nicht veröffentlicht wurde). Nach der Prüfung sollte es 2 Optionen geben:

  1. Die Reklamation abweisen und die Anzahl der Mahnungen (1., 2. ...), das Datum und die Tatsache, dass sie nicht gesendet, sondern abgewiesen wurde, protokollieren

     1. Notizen zu dieser speziellen Forderung/Ablehnung machen können

  2. Senden (online/gedruckt) und Protokollieren der Anzahl der Mahnungen, des Datums und der Tatsache, dass sie gesendet wurden

     1. in der Lage sein, Notizen für diese spezifische Forderung zu machen

Erstellte Jira-Tickets

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Weitere Informationen

Funktionsanalyse

• 03 Mahnstufen (Bestellmahnungen) - Funktionsanalyse

Relevante Anforderungsanalysen

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Relevante vorhandene Jira-Tickets