2024-12-03 Besprechungsnotizen Bestellversand/Mahnstufen

Einleitung

@André Hohmann

• Ziele des heutigen Treffens

  • Präzisierung der Anforderungen, die in 2024-12-02 Besprechungsnotizen Bestellversand/Mahnstufen noch nicht ausführlich diskutiert wurden

  • Entscheidung, ob der Termin um 11:00-12:00 notwendig ist

Bestellversand

Alle

• Hinweis: In der Ausleihe können anscheinend nur bis zu circa 100 Mahnungen versendet werden

  • In der Erwerbung sollten größere Mengen bearbeitet werden können

• Funktionalität

  • “Kopieren“ und Anpassen der EDIFACT-Integration

  • E-Mail-Versand via Export-Manager

  • Aggregierter Mail-Versand je Lieferant

    • Einzelversand der Bestellungen soll weiterhin möglich sein, weil zum Beispiel die Bestellung vom Lieferant ausgedruckt und mit dem Buch versendet werden

  • Es müssen mehrere Absende-Adressen (E-Mail) verfügbar sein, so dass an die korrekte Stelle geantwortet werden kann

    • Erfassung in zum Beispiel (muss vom PO entschieden werden)

      • mod.notifications (@Susanne Gill)

      • Gegebenenfalls Integration Detail

        • Globale Konfiguration in (Einstellungen / Mandant / Allgemein / Adresse) in der Standort-Konfiguration

      • → X-Reply-To anstatt mehrere E-Mail-Konten

    • Beispiele

      • Bibliotheksbereiche

        • Ausleihe

        • Erwerbung

        • …

      • Erwerbung

        • Zeitschriften

        • Monografien

        • E-Books

        • …

      • Institute von Einrichtungen mit mehreren Standorten

        • Germanistik

        • Medizin

        • …

• Felder

  • App Bestellungen

    • Das wird über die Verknüpfung mit dem Lieferanten auf Ebene der Bestellung durchgeführt (diese Funktion ist noch nicht vorhanden)

    • Auf Ebene der Bestellung muss die jeweilige Integration ausgewählt werden können

    • In den Vorlagen der Bestellungen sollte die die jeweilige Integration bestimmt werden können

  • App Organisationen

    • Konfiguration der Integration für E-Mail-Mahnversand

      • Bezeichnung der Integration detail

      • E-Mail-Adresse des Lieferanten

        • Wenn mehrere E-Mail-Adressen je Lieferant vorhanden sind, muss mit den Tokens bestimmt werden können, welche E-Mail-Adresse angewendet werden soll

      • Vorlage der E-Mail-Texte

        • Bestimmung einer Default-Vorlage, wenn mehrere Vorlagen je Lieferant vorhanden sind

• Verwaltung der Vorlagen

  • Globale Vorlagen in den Settings einer App (Organisations, Orders, …)

    • Vergleiche Circulation (https://folio-snapshot.dev.folio.org/settings/circulation/patron-notices) bezüglich der Tokens, die dort zur Erstellung der Pick slips, Patron notice templates, … angewendet werden.

    • Open

      

    • Informationen sollten je Einrichtung konfigurierbar sein

      • Vorschlag Hohmann

        • Item/Instance

          • Titel

          • Auflage

          • Erscheinungsjahr

          • …

        • Organisation

          • Adresse

          • Kontaktperson

          • …

      • BVB

        • Folgende Daten sollen übermittelt werden:

        • Titeldaten

          • Titel

          • Autor

          • ISBN/ISSN

          • Auflage Verlag

          • Erscheinungsjahr

        • Bestelldaten

          • vollständige Bestellnummer mit Präfix und Suffix

          • Bestelltyp (einmalig, laufend)

          • Dringlichkeit (Eilt: ja/nein)

          • Exemplaranzahl, Preis (Einzelposten + Gesamt)

          • Daten aus Feld „Anweisungen an den Lieferanten“, Bestelldatum

        • Kundendaten

          • Rechnungsadresse und Lieferadresse des Erwerbungsteams sowie Adresse des Lieferanten,

          • UST/VAT Reg Nr.

          • Kundennummer

      • GBV/hebis

        • Fonds- (Budget-)Informationen

  • Frage/Hinweis an PO: Wie werden Benachrichtigungen von Stornierungen (Zeitschriftenhefte (nicht notwendig), Zeitschriftenabonnement, Monografien, …) umgesetzt?

    • Stornierung von Bestellungen/Bestellposten bereits möglich (Stornierungsgrund, …) - es fehlt jedoch Benachrichtigung

Mahnstufen

• Funktionalität

  • Konfiguration der Mahnungen

    • Mahnungen (Mahnlauf) (Kauf-Monografie, Kauf-Pflicht …)

      • werden durch mehrere Mahnstufen definiert

      • Aktivierung der Mahnung durch Checkbox

      • Die Mahnungen und Mahnstufen sollten in der App Claiming verwaltet werden (Für die App Receiving ist bisher kein Setting verfügbar)

        • Feedback von PO abwarten

    • Mahnstufen

      • Fünf Mahnstufen sollen in einer Mahnung abgebildet werden können

      • Es müssen jedoch nicht alle Stufen konfiguriert werden

      • Je Mahnstufe werden folgende Felder benötigt

        • Anzahl der Tage bis zur Kennzeichnung als mahnfällig

    • Vorlagen für den E-Mail-Versand

      • Mahnstufen können via Token ausgewertet werden (1. Mahnung, 2. Mahnung, …)

      • In der SLUB und UBL Texte je Mahnlauf konfigurierbar

      • → Vorschläge mit PO abstimmen, an welcher Stelle die Konfiguration erfolgt - aber für alle Objekte/Erwerbungstypen/… sollte dies in einer App konfigurierbar sein

    • E-Mail-Versand der Mahnung

      • Einzelne E-Mails je Bestellung

      • Später: Aggregierung der Mahnungen in der E-Mail

        • Lieferant - Bestellung - Titel - Piece (mit Mahnung)

        • Unterscheidung zwischen Zeitschriften/Monografien (ongoing/one-time)

      • Auswahl Kontakt durch die ausgewählte Integration in der Bestellung

      • Plain Text und gegebenenfalls mit HTML

        • Einzelne Mahnungen müssten gut erkennbar getrennt voneinander sein

  • Bestellmahnung-Informationen

    • In der App Receiving bestehen Ansätze dafür und dort könnten die Informationen gespeichert werden

    • In den Apps Claiming und Orders können die Informationen ausgewertet werden

      • App Claiming: Übersicht und Batch-Aktionen

      • App Orders:

        • Indikatoren (rote Ausrufezeichen, …) in Listen und Bestelldatensätzen, um fällige Bestellungen zu kennzeichnen

        • Links zu Apps Receiving und Claiming, um bei Bedarf notwendige Aktionen durchzuführen

  • Mahnungsaktionen

    • In der App Claiming sollten Batch-Aktionen (Send claim, Delay claim, …) vorhanden sein

    • In der App Receiving sollten einzelne Aktionen (Send claim, Delay claim, …) vorhanden sein

  • Exportfunktion der überfälligen Bestellungen (@Marie Meyer)

Allgemeines

@André Hohmann

• Erstellung eines Miro-Boards, um die Ideen für dieses Thema zu visualisieren?

  • Zum Beispiel: FOLIO - Claiming levels: settings and integration (Draft)

Nächster Termin

@André Hohmann

@Björn Muschall

@Susanne Gill

@Peter Sbrzesny

Dec 4, 2024 11:00-12:00