Inventarisierung ohne Bestellung - Funktionsanalyse

Funktionsanalyse

Beschreibung

Für die Inventarisierung einiger Erwerbungsarten ist die Erstellung einer Bestellung nicht nötig. Dies sind beispielsweise:

• Geschenke,

• auch Eigenpublikationen der Uni,
• Institutsabgaben

• Pflichtexemplare,

• unverlangter Tausch,

• unverlangte Medien,

• e-Medien, PDA

• retrospektive Katalogisierung,

• Verwaltungsgegenstände (Garderobenschlüssel etc.),

• OA-Artikel

Für den Inventarisierungsprozess braucht es die Möglichkeit, folgendes in der App Inventarisierung zu erstellen:

• Titel

• "Inventarisierungsstücke" (FOLIO: pieces)

• Katalogdatensätze (Inventory Instances, Holdings, Items), die die inventarisierten Medien repräsentieren

Zusätzlich sollen in der Inventarisierungs-App erstellte Titel mit Datensätzen aus dem Katalog (Inventory) verknüpft werden können. 

Außerdem sollen Inventarisierungsdatensätze mit Rechnungen verknüpft werden können.

Für den Inventarisierungsprozess müssen deshalb in der App Inventarisierung folgende Felder und Funktionen verfügbar sein, um zu vermeiden, dass eine unnötige Bestellung angelegt wird.

Benötigte Funktionen und Felder

Funktionen

• Felder sind schon angezeigt, aber müssen editierbar sein.

  • Bei vorhandener Bestellung werden Felder übernommen und lediglich angezeigt

  • Ohne Bestellung sind die Felder in der App Inventarisierung editierbar

• "Inventory Interaction"

• Verknüpfung mit Inventory-Datensätzen

• Verknüpfung mit Rechnungen

  • Dies ist notwendig, weil die Verknüpfung zu den Rechnungen in der Regel über die Bestellung verfügbar ist
  • Dies kann zum Beispiel bei unverlangten Käufen auftreten

Felder

• Titel inklusive fakultativem Titel-Look-up

  • Bisher muss ein Titel aus der App Katalog bestimmt werden
  • Wie in dem Bestellposten soll es ermöglicht werden, dass der Titel des Objekts auch erfasst werden kann, ohne dass dieser in der App Katalog vorhanden ist
    • Bespiel:
      • https://folio-snapshot.dev.folio.org/receiving/eb58bcfd-79e5-46aa-8d15-26d3d59cebd7
      • https://folio-snapshot.dev.folio.org/orders/lines/view/ee0b9edb-5508-5f3e-a33b-0adb42fdcdc5
• Erwerbungsart

• Bestellformat

• Erwerbungsdatum

• Organisation inkl. Verknüpfung: Lieferantenname und -code

• Preis (Betrag)

• Preis (Währung)

• Fonds

• Inventarnummern (wurde mittlerweile entwickelt und implementiert)

  • Siehe auch: Erweiterung der Felder in der App Inventarisierung - Funktionsanalyse

• Statistische Daten (custom fields)

Nachtrag 2024-08-30 - André Hohmann: 

• Ausleihtyp
  • Bisher in Einstellungen / Bestellungen / Kataloginteraktion / Ausleihtyp nur global konfigurierbar → besser ist die Anpassungsmöglichkeit in der Inventarisierung, um die Bearbeitung des Exemplars in der App Katalog nach der  Inventarisierung zu vermeiden
  • Siehe: Erweiterung der Felder in der App Inventarisierung - Funktionsanalyse

Felder, die nicht benötigt werden

Folgende Felder im Accordion "Bestellpostendetails" werden nicht benötigt und müssen nicht verfügbar sein:

• Bestellpostennummer

• Erwartetes Eingangsdatum 

• Inventarisierungsworkflow

• Bestandsanfrage für

• Materiallieferant sollte Organisation werden | Vendor und Material supplier können kombiniert werden und ein Feld = Organisation werden

  • Ist das notwendig? Es sollte darauf geachtet werden, dass es zu keinen gravierenden Abweichungen zu der Inventarisierung mit Bestellungen führt. 

Anmerkungen

• André Hohmann (18 Sep 2024): Sollen diese Felder tatsächlich "entfernt" werden?
  • Ich vermute, dass dies am Ende aufwändiger ist, als die Felder leer zu lassen. Unter Umständen werden die Felder doch in einer Einrichtung benötigt. 
  • Es kann gerne mit dem PO abgestimmt werden, aber es sollte ernsthaft überlegt werden, wie wichtig es ist, dass die Felder nicht verfügbar sind. 

Implementierung der fehlenden Felder

Fenster

Die Felder können in folgenden Fenstern der App Inventarisierung implementiert werden:

• Erwartet / Aktionen = Titel hinzufügen
  • 
• Erwartet / Teil bearbeiten
  • 

Übersicht

In folgender Übersicht wird bestimmt, in welchen Fenstern die Felder verfügbar sein solle.

Aufgaben

• Prüfen, welche derzeitigen Felder (inkl. Pflichtfelder) nicht benötigt werden, wenn ohne Bestellung gearbeitet wird. Martina Schildt alle

• Anzeige der Receiving history auf Holding und Item Ebene testen Martina Schildt

• Zusammenführung der Funktionsanalysen André Hohmann

Weitere Informationen

Anforderungsanalyse

• ...

Relevante Funktionsanalysen

• Erwerbungsdaten in Exemplarsätzen ohne Bestellung - Funktionsanalyse

• Erweiterung der Felder in der App Inventarisierung - Funktionsanalyse

Besprechung in einer D-Gruppe/SIG

• 2022-11-30 Besprechungsnotizen Erwerbung
• 2023-01-25 Besprechungsnotizen Erwerbung
• 2023-03-22 Besprechungsnotizen Erwerbung
  • Inventarisierung ohne Bestellung muss in d-Erwerbung noch priorisiert werden
• 2024-08-28 Besprechungsnotizen Erwerbung

Relevante vorhandene Jira-Tickets