Wirkung der Eingabe-Optionen von "set allowances"
- Andrea Mohr
Teststellung: was passiert, wenn bei "set allowances" nichts eingegeben wird? Wird der Default von 100% verwendet oder gibt es keine Beschränkung? Erfolgt die Übernahme aus dem Vorjahresbudget?
Für den Test-Jahresübergang wurde für 5 verschiedenen Fondstypen je 1 Fond mit unterschiedlichen Werten in "Zulässige Ausgaben" / "zulässige Bindungen" angelegt.
Code | Typ | Zulässige Ausgaben vor FYRO | Zulässige Bindungen vor FYRO | Angabe FYRO | Resultat nach FYRO Zulässige Ausgaben | Resultat nach FYRO Zulässige Bindungen | Zusammenfassung |
ZBECK | books | 120 % | 120 % | Nicht angehakt / keine Angabe | 100 % | 100 % | Alle Fonds mit diesem Typ werden auf Default 100 % zurückgesetzt. |
ZMOHR | Firm orders | 80 % | 80 % | Angehakt, aber keine Angabe in Kästchen | - | - | Der Strich bedeutet es gibt keine Begrenzung. Das Budget kann ohne Limits überzogen werden. |
DT | abs | 100 % | 100 % | Nicht angehakt / keine Angabe | 100 % | 100 % | Wie oben Default |
ZAN | mon | 100 % | 100 % | Angehakt / Nur Bindung verändert 200 % Bei Ausgaben nichts eingetragen | - | 200 % | Eintrag von nur einem Wert bedeutet, dass es für das jeweils nicht ausgefüllte keine Beschränkung gibt. |
ZCL | zs | 100 % | 100 % | Angehakt. Beides auf 150 % gesetzt | 150 % | 150 % | Ein anderer Wert als der Default kann nur durch aktives Eintragen hier erreicht werden. Gilt dann für alle Budgets des Fondstyps. |
Fazit: Es gibt keine Option, die ermöglicht, dass die individuellen Einstellungen jedes Fonds mit einem bestimmten Typ genauso übertragen werden, wie sie im Vorjahr waren.
- Nicht anhaken setzt alle Fonds eines Typs auf den Defaultwert 100% zurück.
- Anhaken ohne Eintrag nimmt die Beschränkung komplett weg. (Getestet: Budget mit Strich bei Ausgaben wurde um das 998-Fache überzogen: 1 $ verfügbar, Rechnung von 999 Euro konnte bezahlt werden.)
- Anhaken und Eintragen eines bestimmten Wertes wirkt. Aber dann auf alle Fonds / Budgets des Typs gleichzeitig. Individuelle Anpassungen eines bestimmten Vorjahresbudgets können nicht erhalten werden.
Frage: Reicht dies?
- Können wir davon ausgehen, dass alle Budgets mit einem bestimmten Fondstyp auch dieselben Bindungs- / Ausgabenbeschränkungen haben? Bzw. sind wir bereit, abweichende Grenzen nach dem Jahresübergang wieder einzutragen. (Es gibt ab Morning-Glory die Möglichkeit detailreiche Etat- und Fondslisten zu erzeugen. Wobei ich mich nicht mehr genau erinnern kann, ob diese auch die Beschränkungen enthielten. Hochwahrscheinlich ja.)
- Oder brauchen wir eine Möglichkeit "Kopiere exakt die Bindungs- Ausgabenbeschränkungen jedes einzelnen Budgets aus dem Vorjahr"?
Aus der Doku: Finance | FOLIO Documentation
- (Fund)Type. A category to describe the fund. Fiscal year rollover of funds is often defined by fund type, so definition of the type values should consider fiscal year rollover requirements. For example, endowment, or restricted. For more information about creating fund types, see Settings > Finance > Fund types.
- Rollover budgets
- Set allowances. Check this box to activate the Allowed encumbrance, %. and Allowed expenditure, %. fields.
- Allowed encumbrance, %. The percentage amount to be applied to the upcoming budget’s allocated amount to calculate allowed encumbrances against funds of this fund type. To allow all encumbrances with no limit, leave this field blank. For example, if the budget’s total allocated amount is $1000 and you set an Allowed encumbrance, % of 110 percent, the system will allow payment of invoices up to $1100. Similarly, a value of 90 percent will limit expenditures to $900. Note: You can only enter a value in this field if the Set allowances checkbox is checked.
- Allowed expenditure, %. The percentage amount to be applied to the upcoming budget’s allocated amount to calculate allowed expenditures against funds of this fund type. To allow all expenditures with no limit, leave this field blank. For example, if the budget’s total allocated amount is $1000 and you set an Allowed expenditure, % of 110 percent, the system will allow payment of invoices up to $1100. Similarly, a value of 90 percent will limit expenditures to $900. Note: You can only enter a value in this field if the Set allowances checkbox is checked.
Screenshot des Jahresübergangs:
