Auf dieser Seite werden allgemeine Fehler und/oder Hinweise bezüglich des Jahresübergangs beschrieben.

Inhalt

UB Leipzig + SLUB Dresden

Die folgenden Erkenntnisse wurden von der UB Leipzig und der SLUB Dresden durch mehrfache Versuche des Jahresübergangs gewonnen.

Frühe Systemfehler

Wenn ein Jahresübergang mit Altdaten aus früheren Systemen durchgeführt wird, können Fehler entstehen, weil bestimmte Datensätze (Bestellungen, Rechnungen, ...) durch frühere Fehlfunktionen oder Fehleingaben "defekt" sind. Diese Fehler werden jedoch nicht explizit vom System benannt, so dass die Ermittlung der Ursachen sehr aufwändig ist. Zum Beispiel:

Korrektur von Funds bei der Bestellung
Bestellungen und Rechnungen waren jeweils verschiedene Funds zugewiesen
andere "Kleinigkeiten", die sich negativ auf die korrekte Verarbeitung der Transaktionen ausgewirkt haben (Das sollte mit den neueren Releases soweit behoben sein, d.h. wer jetzt startet, sollte diese Probleme nicht haben)

Bearbeitung der Rechnung wenn Bestellung nicht geöffnet ist

Die Encumbrance wird erst erstellt, wenn die Bestellung geöffnet wird. Das Feld amountExpended wird eingetragen, wenn die Rechnung bezahlt wird.

WENN aber die Rechnung bezahlt wird, OHNE dass die Bestellung geöffnet wurde (das heißt OHNE dass eine Enumbrance besteht) wird zwar eine korrekte Payment Transaktion erstellt, diese hat jedoch keine Auswirkung auf den Jahresübergang.
Wird die Bestellung NACH der Bezahlung der Rechnung geöffnet / Encumbrance erstellt, so wird diese von System nicht entsprechend geupdatet.

Die Lösung sollte sein, dass Freigeben und Bezahlen von Rechnungen nicht zu erlauben, wenn eine POL verknüpft ist, deren PO nicht geöffnet ist. Das hat Dennis (Product Owner) auch schon so bestätigt.

Siehe: Acquisitions/Resource Management implementers - Zeile 50 "Invoice approve/pay with pending Order".

Abonnements innerhalb laufender Bindungen

In einigen Fällen entstanden Fehler, wenn Abonnements vorhanden waren. Sie sind zwar eine Untergruppe von laufenden Bindungen, es MUSS jedoch zusätzlich "Bindungen durch laufende Abonnements" angeklickt werden.

Reparaturmaßnahmen

Die folgenden Reparaturen wurden durchgeführt, um mit den vorhanden Daten einen Jahresübergang durchzuführen:

alle Transaktionen des entsprechenden Fiscal Year gelöscht, außer Allocation (Zuweisung)
alle Bestellungen per Datenbank auf Pending gelöscht + einige Felder und Temp-Tabellen gelöscht
alle Rechnungen per Datenbank auf Open gelöscht + einige Felder und Temp-Tabellen gelöscht
alle Bestellungen per API auf Open gesetzt → dadurch werden alle Encumbrance-Transaktionen erstellt
alle Rechnungen per API zunächst auf Approved, dann auf Paid gesetzt → dadurch werden alle Payment-Transaktionen erstellt und die amountExpended in die Encumbrances eingetragen

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