2024-05-22 Besprechungsnotizen Erwerbung

Housekeeping

Convener

• Convener: @Sabrina Bayer

• Protokoll: @Susanne Gill

Nächstes Treffen:

• Convener: @Heike Eichenauer

• Protokoll: @Silvana Kirschner

Aktuelles

Alle

• Diskussion und Austausch zum Rollover in der ACQ-Sig findet am Freitag, 24.05. ab 15:00 und am Freitag, 07.06. ebenfalls um 15:00 Uhr. https://zoom.us/j/675766727 (Meeting-Code)folio-lsp

• Miro-Board aus der ACQ SIG: https://miro.com/app/board/uXjVKHO9CYY=/ → Themen werden besprochen, ob noch aktuell ; Es lohnt sich für alle diese anzusehen und abzustimmen.

• ACQ-SIG-Topics anschauen und voten

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• Bisher noch kein Termin für ein Treffen der Kleingruppe automatisierte Bestellungen / Bestellautomatisierung gefunden → es wird eine erneute Terminumfrage nach der BiblioCon geben.

Offene Aufgaben

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• Currencies noch nicht komplett übersetzt, aber Martina Schildt ist dran.

Vorstellung der Nutzung der ACQ-Apps in der SuUB Bremen - mit Fokus auf Rechnungsbearbeitung

@Imke Rulik

• Instanz bei VZG

• migriert von LBS 3 ab 1998: 43000 Bestellung (offene Mono vor 2023 und offene und abgeschlossene aus 2023, 70000 Rechnungen

  • 02.01.2024: 2225 PO mit 6430 POL (1179 abgeschl., 1046 offen, 179 laufend)

  • 7686 inv. (6270 Hefte von 2561 Zss)

  • 8091 Rechnungen

  • 56 Kennungen

• Teil des GBV → Katalogisierung im CBS inkl. Exemplardaten, Bestellung in FOLIO

• Bestellversand per Mail händisch, per eigen entwickeltem Skript oder im Lieferantenportal

• Zeitschriftenhefte der letzten 10 Jahre migriert

  • Skript über Nacht legt das nächste erwartete Heft an

  • weiteres Skript für Mahnungen → zu überprüfende Hefte

  • Wenn Serials App kommt, wie geht es dann weiter? → Eventuell dann Mischung

• Exemplardaten kommen über CBS2FOLIO innerhalb von Sekunden

• Rechnungen über SAP (xRechnungen und PDF-Rechnungen)

  • Import nur zur Budget Belastung

  • Rechnungsimporttoll xRechnung2FOLIO Eigenentwicklung

  • XSuite Prüfung, ob Rechnung vorhanden

  • Skript ist eine ausführbare Datei

    • POL (bei mehrere Posten weitere Zeilen mit zusätzlichen POL und Beträgen)

    • Betrag

    • XSuite-Prüfung sachlich korrekt

    • SAP Export Datei → FOLIO Import Datei → In Folio Rechnung dann vorhanden

    • Mwst als Zusatzkosten

    • Freigeben und Bezahlen → nächtlich per Skript (inkl. Fehlermeldungen)

• Inventarisierung getrennt von Rechnung: Probleme mit Lieferungen, die nicht kommen? → Skripte, die prüfen, ob Medien eingegangen sind

• Fazit: Läuft!

• es gibt noch ein gedrucketes ACQ zusätzliches

• Ausleihe kommt August/September

Bericht vom Treffen der der Kleingruppe zur Mehrwertsteuer

@Heike Eichenauer

Termin war am 25. April. Erste Ergebnisse unter https://folio-org.atlassian.net/l/cp/0b6JUXCx

Nächster Termin

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26. Juni 2024

• Bestellung ohne Inventarisierung

• Teillieferung oder Stornierung von Bestellposten