Vorschläge D-Erwerbung

1 Übertrag der Werte aus "Kassenbestand" anstatt "Verfügbares Guthaben" IN ENTWICKLUNG

Problem (Skizze)

Aktive Bindungen werden in einigen Fällen doppelt berücksichtigt. Grund ist die Anwendung einer falschen Berechnungsgrundlage. 

Lösungsvorschlag

Während des Jahresübergangs sollen die Werte für zu übertragende Mittel (Accordeon: Budget übertragen (Rollover budget)) im jeweiligen Etat (Ledger) aus dem Feld "Kassenbestand" (Cash balance), anstatt aus "Verfügbares Guthaben" (Available balance) angewendet werden. 

Entsprechend muss die Bezeichnung der Checkbox "Rollover available" (Restmittel übertragen) geändert werden zu zum Beispiel "Rollover cash" (Kassenbestand übertragen). 

Beispiele

Weitere Informationen

Folio Docs:

• Cash Balance: The Total funding amount minus the Expended amount.
  
• Available balance: Total amount available across all fund budgets for the ledger during the current fiscal year, calculated as Total funding amount minus the Unavailable amount.
• Rollover available: Check this box if you want the available amount of the current fiscal year budget to rollover to the upcoming fiscal year budget.

Folio-Wiki:

• Beispiele / Vorbereitung für Meetings / 2 laufende Abonnementbestellungen
• 2022-10-05 Besprechungsnotizen Erwerbung

2 Berechnungsgrundlage der Bindungen bei Zeitschriften WIRD ENTWICKELT

Problem (Skizze)

Die vorhandenen Auswahlwerte in den Feldern "Basierend auf" (Based on) treffen nicht immer auf alle Bestellungen eines Bestellungstyps zu:

• "Ausgaben" (Expended)
• "Ursprüngliche Bindung" (Initial encumberence)
• "Verbleibend[en Bindungen]" (Remaining)

Es kann sein, dass in einzelnen Bestellungen keine Ausgaben vorhanden sind, weil die Rechnungen erst nach dem Rollover eingehen. Dadurch würde keine Bindung übertragen, wenn "Ausgaben" (Expended) ausgewählt ist.

Lösungsvorschlag

Es bestehen mehrere Lösungsansätze, wie zum Beispiel:  

1. Es wird für jeden Bestelltyp neben dem Feld "Basierend auf" (Based on) ein weiteres Feld erstellt, in dem eine Alternative bestimmt wird, wenn der Wert in "Basierend auf" (Based on) nicht zutrifft.
   Zum Beispiel kann der Wert aus dem Feld "Geschätzter Gesamtpreis" (Total estimated price) aus der App Bestellungen oder der Wert "Verbleibend[en Bindungen]" (Remaining) aus der App Finanzen angewendet werden. 
2. Es werden zusätzliche Werte für das Feld "Basierend auf" (Based on) definiert, die eine Alternative berücksichtigen. 
   Zum Beispiel: Ausgaben oder ansonsten verbleibende Bindung/Schätzpreis (Expended or instead Remaining)
   • Dazu ist folgende Prüfung während des Jahresübergangs notwendig:
     • Ausgaben vorhanden → "Ausgaben" (Expended)
     • Ausgaben nicht vorhanden → "Verbleibend[en Bindungen]" (Remaining)

Beispiele

Weitere Informationen

Folio-Wiki:

• Beispiele / Vorbereitung für Meetings / 2 laufende Abonnementbestellungen
• 2022-10-05 Besprechungsnotizen Erwerbung

3 Fehlerquelle "Laufende Bindungen" vs. "Laufende Bindungen durch Abonnements" WIRD ENTWICKELT

Abonnements sind inhaltlich eine Teilmenge von Laufenden Bindungen, trotzdem muss beim Jahresübergang "Laufende Bindungen" UND "Laufende Bindungen durch Abonnements" angehakt sein, wenn beides übertragen werden soll. In "Laufende Bindungen" sind Abonnements NICHT enthalten. 

Reicht neue Übersetzung oder muss die Funktionalität geändert werden?

Vorschlag Übersetzung (Um Funktionalität nicht zu ändern): 

Es darf zu keinem keinem Fehler führen, wenn nur "Laufende Bindungen" ausgewählt wird (Dadurch konnte der Rollover nicht durchgeführt werden).

• Björn Muschall prüft, ob die Formulierung das Verhalten beschreibt. 
  → der aufgetretene Fehler ist nicht mehr reproduzierbar - sowohl im UBL- als auch im Snapshot-System
  

Gegebenenfalls Anpassung der englischen Bezeichnung, wenn die zugehören Funktionen nicht korrekt beschrieben sind.

• Es muss geprüft werden, ob die englischen Bezeichnungen korrekt sind. 
  → Dies muss in der Acquisition SIG abgestimmt werden;
• Es muss geprüft werden, ob die englischen Bezeichnungen korrekt sind. 
  → Die deutsche Bezeichnung kann unabhängig von der englischen Bezeichnung angepasst werden. 

Ergänzung/Zusammenfassung 02 Nov 2022 

• Die Funktion muss mit dem aktuellen Kenntnisstand nicht angepasst werden
• Die englischen Bezeichnungen sollten angepasst werden (Acquisition SIG)
• Die deutschen Bezeichnungen sollten angepasst werden (D-Erwerbung)

Weitere Informationen

Folio-Wiki:

• Allgemeine Fehler/Hinweise beim Jahresübergang / Abonnements innerhalb laufender Bindungen
• 2022-10-05 Besprechungsnotizen Erwerbung

4  Bestehende "Zulässige Ausgaben" eines Fonds aus dem aktuellen HJ automatisch für das nächste HJ anwenden WIRD ENTWICKELT

Individuelle Einstellungen jedes Fonds mit einem bestimmten Typ sollen genauso übertragen werden, wie sie im Vorjahr waren. Eine zusätzliche Einstellungsoption sollte ergänzt werden.

• Anforderung: Ergänzende Einstellungsoption "Keep allowances" | "Beschränkung beibehalten" als Checkbox
• Ergänzung einer zusätzlichen Checkbox in der UI: vor "set allowances" | "Beschränkung festlegen" 
• Sobald die Checkbox "Beschränkung beibehalten" angehakt ist, wird die Möglichkeit "Beschränkung festlegen" deaktiviert/ausgegraut
• beim Jahresübergang sollen die in den Vorjahresbudgets gesetzten Beschränkungen übernommen werden, die pro Budget unterschiedlich sein können

Weitere Informationen

Folio-Wiki:

• Wirkung der Eingabe-Optionen von "set allowances"

• 2022-11-02 Besprechungsnotizen Erwerbung
• 2023-02-03 Acquisitions Meeting notes | Präsentation der Anforderungen

Erstellte Jira-Tickets

Aktueller Bearbeitungsstand

• VORSCHLAG FORMULIERT: Der Vorschlag für die Anforderung wurde formuliert und kann in der Gruppe D-Erwerbung vorgestellt werden. 
• VORGESTELLT IN D-ERWERBUNG: Der Vorschlag für die Anforderung wurde in der Gruppe D-Erwerbung vorgestellt.  
• ANPASSUNG DES VORSCHLAGS: Der Vorschlag wurde nach der Vorstellung in der Gruppe D-Erwerbung diskutiert sowie mit ähnlichen oder konkurrierenden Vorschlägen verglichen und gegebenenfalls angepasst. Die Gruppe D-Erwerbung ist mit dem Vorschlag einverstanden.  
• PRIORISIERUNG: Der Vorschlag wird in der Gruppe D-Erwerbung priorisiert. Je höher die Priorität gewählt wird, desto eher wird die Entwicklung angestrebt. 
• VORSTELLUNG SIG ACQUISITION: Der Vorschlag wird in der SIG Acquisition vorgestellt. 
• BEAUFTRAGUNG DER ENTWICKLUNG: Der Vorschlag wird mit den notwendigen Ressourcen in den Entwicklungsprozess eingebracht. 

Weitere Informationen

Funktionsanalyse

• Jahresübergang - Funktionsanalyse → Beispiele / Vorbereitung für Meetings

Relevante Anforderungsanalysen

• UXPROD-3964 - Rollover Cash Balance During FYRO IN PROGRESS
• UIF-440 - Add Rollover budget Cash balance setting to rollover screen IN CODE REVIEW
• MODFISTO-371 - Add support to rollover cash balance during FY rollover IN PROGRESS

Relevante vorhandene Jira-Tickets