Vorbereitung für Meeting am 9. August 2022

Allgemeine Fehler/Hinweise beim Jahresübergang

UB Leipzig + SLUB Dresden

Die folgenden Erkenntnisse wurden von der UB Leipzig und der SLUB Dresden durch mehrfache Versuche des Jahresübergangs gewonnen.  

Frühe Systemfehler

Wenn ein Jahresübergang mit Altdaten aus früheren Systemen durchgeführt wird, können Fehler entstehen, weil bestimmte Datensätze (Bestellungen, Rechnungen, ...) durch frühere Fehlfunktionen oder Fehleingaben "defekt" sind. Diese Fehler werden jedoch nicht explizit vom System benannt, so dass die Ermittlung der Ursachen sehr aufwändig ist. Zum Beispiel:  

• Korrektur von Funds bei der Bestellung
• Bestellungen und Rechnungen waren jeweils verschiedene Funds zugewiesen
• andere "Kleinigkeiten", die sich negativ auf die korrekte Verarbeitung der Transaktionen ausgewirkt haben (Das sollte mit den neueren Releases soweit behoben sein, d.h. wer jetzt startet, sollte diese Probleme nicht haben)

Bearbeitung der Rechnung wenn Bestellung nicht geöffnet ist

Die Encumbrance wird erst erstellt, wenn die Bestellung geöffnet wird. Das Feld amountExpended wird eingetragen, wenn die Rechnung bezahlt wird.

• WENN aber die Rechnung bezahlt wird OHNE dass die Bestellung geöffnet wurde (das heißt OHNE dass eine Enumbrance besteht) wird zwar eine korrekte Payment Transaktion erstellt, diese hat jedoch keine Auswirkung auf den Rollover.
• Wird die Bestellung NACH der Bezahlung der Rechnung geöffnet / Encumbrance erstellt, so wird diese von System nicht entsprechend geupdatet.

Die Lösung sollte sein, dass Freigeben und Bezahlen von Rechnungen nicht zu erlauben, wenn eine POL verknüpft ist, deren PO nicht geöffnet ist. Das hat Dennis (Product Owner) auch schon so bestätigt.

Siehe: Acquisitions/Resource Management implementers - Zeile 50 "Invoice approve/pay with pending Order". 

Abonnements innerhalb laufender Bindungen

In einigen Fällen entstanden Fehler, wenn Abonnements vorhanden waren. Sie sind zwar eine Untergruppe von laufenden Bindungen, es MUSS jedoch zusätzlich "Bindungen durch laufende Abonnements" angeklickt werden. 

Reparaturmaßnahmen

Die folgenden Reparaturen wurden durchgeführt, um mit den vorhanden Daten einen Jahresübergang durchzuführen: 

• alle Transaktionen des entsprechenden Fiscal Year gelöscht, außer Allocation (Zuweisung)
• alle Bestellungen per Datenbank auf Pending gelöscht + einige Felder und Temp-Tabellen gelöscht
• alle Rechnungen per Datenbank auf Open gelöscht + einige Felder und Temp-Tabellen gelöscht
• alle Bestellungen per API auf Open gesetzt → dadurch werden alle Encumbrance-Transaktionen erstellt
• alle Rechnungen per API zunächst auf Approved, dann auf Paid gesetzt → dadurch werden alle Payment-Transaktionen erstellt und die amountExpended in die Encumbrances eingetragen

Jahresübergang - Definitionen

Allgemeine Informationen zum Jahresübergang

• FOLIO ermöglicht den Jahresübergang für jeweils einen Etat innerhalb der Finanzstruktur.
• Die Aktion ist im Menü "Etat-Aktionen" zu finden und ist durch eine bestimmte Benutzerberechtigung eingeschränkt.
• Der Jahresübergang ermöglicht es dem Benutzer, Budgets für das kommende Jahr auf der Grundlage des Fondstyps einzurichten (Zuweisung, Ausgabenlimits usw.)
• Es kann auch der Zeitraum des kommenden Haushaltsjahres angepasst werden, wenn es z.B. später beginnen soll.
• Der Bindungsübertrag kann auf der Grundlage der Bestellungsart verwaltet werden
• Bindungsbeträge können um einen bestimmten Prozentsatz erhöht werden..
• Die zu übertragende Bindung erfolgt auf der Grundlage der Ausgaben, der ursprünglichen Bindung oder des verbleibenden Betrags.
• Beim Abschluss des Jahresübergangs werden bei Bedarf Budgets erstellt und die Budgetwerte auf der Grundlage des gewünschten Verhaltens aktualisiert.
• Es werden auch neue Bindungen für Bestellungen erzeugt, die aufgrund der Einstellungen offen bleiben.
• Durch die Durchführung des Jahresübergangs können alle Budgets des aktuellen Geschäftsjahres auf abgeschlossen gesetzt werden.

Terminologie

Zugewiesener Betrag 

Der Geldbetrag, der einem Fonds zu Beginn eines Haushaltsjahres zugewiesen wird. Zusätzliche Mittel können auch während des Jahres zugewiesen werden.

Budget 

Ein Finanzdatensatz, der den für ein Geschäftsjahr innerhalb eines Fonds verfügbaren Geldbetrag beschreibt und eine Definition des zulässigen Ausgabe- und Bindungsvolumens in Prozent enthält. Übertragungs- und Zuweisungstransaktionen werden gegen ein Budget durchgeführt. Einem Budget können Kostenarten zugeordnet werden, die in den Einstellungen konfiguriert werden können.

Bindung

Ein Geldbetrag, den die Bibliothek einem Lieferanten aus dem Budget eines Fonds für bestellte Materialien, die in der Zukunft in Rechnung gestellt werden, zu zahlen verpflichtet ist.

Kostenarten (Ausgabenklassen)

Eine fiskalische Einheit, die verwendet wird, um Transaktionen für einen bestimmten Zweck oder eine bestimmte Funktion innerhalb eines Fonds zu verfolgen. Optional, mandantendefiniert und einem oder mehreren Fonds zuweisbar. Wird bei der Fondsverteilung auf Bestell- und Rechnungsposten angewendet. Jeder Fonds kann mehrere Kostenarten unterstützen.

Haushaltsjahr

Der Zeitraum, den eine Bibliothek für die Verwaltung ihrer Finanzen verwendet.

Fonds

Eine fiskalische Einheit, die dazu dient, Transaktionen für einen allgemeinen Zweck oder eine Funktion innerhalb eines Etats zu verfolgen. Fonds sind nur mit einem Etat verbunden. Fondsinformationen bleiben von Jahr zu Jahr bestehen, da jedes Jahr neue Budgets für den Fonds erstellt werden.

Gruppe

Eine Sammlung von einem oder mehreren Fonds, die in einer Gruppe zusammengefasst sind.

Etat

Eine Sammlung von Fonds, die fiskalisch von der Sammlung von Fonds eines anderen Etats getrennt gehalten werden muss.  Alle Fonds innerhalb eines Etats haben ein gemeinsames Verhalten beim Jahresübergang für zukünftige Geschäftsjahre.

Nettotransfer

Geld, das im Laufe eines Haushaltsjahres zwischen Fonds übertragen wird.

Fondstyp

Eine Kategorie zur Beschreibung des Fonds. Der Jahresübergang von Fonds wird oft durch den Fondstyp definiert, daher sollte die Definition der Werte für den Typ die Anforderungen an den Jahresübergang berücksichtigen. Zum Beispiel: Stiftungsfonds oder zweckgebunden. Weitere Informationen zum Erstellen von Fondstypen sind unter Einstellungen > Finanzen > Fondstypen zu finden.

Status (erforderlich)

Aktiv, Eingefroren oder Inaktiv. 

• Aktiv: Fonds ist in Benutzung 
• Eingefroren: Fonds pausiert
• Inaktiv: Fonds wird nicht mehr verwendet 

Der Fonds muss aktiv sein, damit eine Bestellung erfolgreich geöffnet oder eine Rechnung vollständig bezahlt werden kann.

Gruppe

Um einen Fonds mit einer Gruppe zu verknüpfen, Gruppe aus der Dropdown-Liste auswählen. Eine Zuordnung mehrerer Gruppen pro Fonds ist möglich. 

Übertragen von

Um Übertragungen auf diesen Fonds aus jedem anderen Fonds zuzulassen, lassen Sie dieses Feld leer. Um Überweisungen in diesen Fonds einzuschränken, geben Sie die zulässigen Fonds ein oder wählen Sie sie aus der Dropdown-Liste aus. Sie können mehrere Fonds auswählen.

Übertragen an 

Um Übertragungen von diesem Fonds auf einen anderen Fonds zuzulassen, lassen Sie dieses Feld leer. Um Überweisungen aus diesem Fonds einzuschränken, geben Sie die zulässigen Fonds ein oder wählen Sie sie aus der Dropdown-Liste aus. Sie können mehrere Fonds auswählen.

Externes Konto (erforderlich)

Die Kennung für dieses Konto in einem externen Finanzsystem.

Beschreibung

Eine Beschreibung des Fonds, z.B. der Zweck des Fonds.