/
Beispiele / Vorbereitung für Meetings

Beispiele / Vorbereitung für Meetings

Sep 13, 2022

Vorbereitung für Meetings

Siehe: 

Fallbeispiel

Wer

Was

Ergebnis

Fallbeispiel

Wer

Was

Ergebnis

Etat: EtatAndrea / Fonds: ZentralAndrea

1 one-time-Bestellung mit 3 POLs: Bestellung 10000 Mit Posten: 10000-1, 10000-2, 10000-3

1 POL wurde storniert (Inventarisierung und Zahlung im Posten auf nicht erforderlich gesetzt), Bindung manuell über die Vorgangsliste des Budgets  gelöst, Schätzpreis war 30 Dollar

1 POL wird noch erwartet, Bindung 20 Dollar

1 POL bezahlt, Ausgaben 10 Dollar 

Andrea 

Test in Lotus-Testsystem der hebis-VZ

Testen

  • ob Bindung für storniertes Exemplar neu erzeugt wird. (Bindung übertragen ist ja eine Eigenschaft der Bestellung.) Der Schätzpreis beträgt $ 30 

  • ob Übertrag tatsächlich zu niedrig ist. Wird tatsächlich nur der verfügbare Betrag für den Übergang genommen? Eigentlich müssten gebundene und zur Zahlung vorgesehene Mittel mit in den Übertrag, denn sie werden ja erst vom neuen Budget bezahlt werden. (Vgl. ACQ Bestellvolumen vs. Ausgabevolumen)

  • stornierte Bestellung erzeugt keine neue Bindung

  • für den bereits bezahlten Bestellposten wird in Lotus keine 0,00 Bindung beim Jahresübergang angelegt. Besser als noch in Kiwi.

  • Übertrag nur auf Grundlage des im alten Jahr "verfügbaren Betrages" ("Bestellvolumen"), nicht auf Grundlage der Ausgaben ("Ausgabevolumen")

Etat: EtatAndrea / Fonds: ZentralClaudia

1 laufende Abonnementbestellung, 

POL 10005-1 mit 2 Rechnungen im Haushaltsjahr. Um die zweite Rechnung zu bezahlen wurde Geld auf das Budget transferiert. 

Andrea 

Test in Lotus-Testsystem der hebis-VZ

Testen

  • Worauf bezieht sich Mittelansatz „allocation“ im JUE? Auf „initial allocation“ oder „total funding“? Laut Doku ist es „total allocated“. Das heißt der Mittelansatz des neuen Budgets müsste $ 1000 sein? Also nur der ursprüngliche Mittelansatz des Vorjahres - ohne den Transfer.

  • Wirkt „set allowance“ 200%? Nur dann kann der Jahresübergang klappen, denn das Budget muss ins Minus laufen dürfen, bis die Bindung manuell korrigiert wird. (zwei Zeitschriften-Rechnungen statt einer).

  • Ansatz ist korrekt

  • set allowance 200% hat auch funktioniert

 

 

  • ACHTUNG "set allowance" ermöglicht nicht nur die Überschreitung des Budgets beim Jahresübergang, sondern wirkt sich auf das Budget für das gesamte neue Haushaltsjahr aus.

  • Im September neu testen ohne "set allowance 200%"!

 

  • BM: Wenn keine Beschränkung der "Zulässigen Bindungen in Prozent" und "Bindungen nicht beschränken", sollte das Budget beim Rollover überzogen werden können → derzeit nicht möglich

Neuer Test ohne "set allowance"

Etat: EtatAndrea / Fonds: ZentralClaudia

1 laufende Abonnementbestellung, 

POL 10005-1 mit 2 Rechnungen im Haushaltsjahr. Um die zweite Rechnung zu bezahlen wurde Geld auf das Budget transferiert. 

 

 

Situation vor erneutem Jahresübergangs-Test

  • Zulässige Bindungen im Budget wieder auf 100% abgesenkt

  • Schätzpreis der Zeitschrift wieder auf 1000 $ abgesenkt

  • Wieder zwei Rechnungen je 1000 $ bezahlt (dafür Transfer von 1000 $ aufs Budget) 

  • Budget ist voll ausgeschöpft. Jahresübergang würde Bindung von 2000 $ erzeugen, Frage: Kann der Jahresübergang das Budget überziehen, wenn "set allowance" nicht angehakt wird?

Ergebnis: 

Fehler im Jahresübergang (wie auch schon bei den hebis-Tests mit Kiwi)

Grund: "Insufficient funds" für die errechnete Bindung. Das Häkchen bei "Bindungen nicht beschränken" reicht nicht!

Zusätzliches Minus: der Fehlerreport enthält nur UUIDs. Etat- und Fondsbezeichung, sowie PO-  und POL-Nummer wären hilfreich. Kein JIRA gefunden.

Das Budget enthält keine Bindungen, es gibt keinen Vorgang in der Vorgangsliste. Der gesamte Mittelansatz ist verfügbar.

Beim Bestellposten gibt es keinen Eintrag "Bindung beim Jahresübergang". Die aktuelle Bindung ist 0,00

 

 

Angekündigt für Nolana: UXPROD-2899: Ability to generate a fiscal year rollover "preview"Closed

Die neue / alte Bindung 1000 $ konnte nur eingetragen werden, indem zunächst bei "Preis phys. Ressource" ein anderer Betrag eingetragen wurde, danach wieder die 1000 $.

Erneuter Test, bei dem Häkchen bei "Enforce all budget encumbrance limits" so die korrekte neu englische Bezeichnung von "Bindungen nicht beschränken" nicht gesetzt sind.

 

Dazu Ausgangssituation wieder hergestellt:

  • Bindung von 1000 $ wieder eingetragen

  • Transfer von 1000 $ wieder zusätzlich aufs Budget

  • 2 Rechnungen à 1000 $ bezahlt

  • Zulässige Bindungen beim Budget sind 100 % 

Der Jahresübergang lief ohne Fehler. Das Budget ist - wie gewünscht - durch die vom Jahresübergang errechnete Bindung überzogen worden. Trotzdem ist die grundsätzliche Einstellung der zulässigen Bindungen bei 100 % geblieben.

 

 

 

 

 

Etat: EtatCornelia / Fonds: ZentralCornelia

2 laufende Abonnementbestellungen

POL 10001-1 hat keine Rechnung im aktuellen Haushaltsjahr. Bindung 200

POL 10004-1 hat zwei Rechnungen im aktuellen Haushaltsjahr. Ausgaben 300

Andrea 

Test in Lotus-Testsystem der hebis-VZ

Testen

  • Auswahl Berechnungsgrundlage Bindungen. Es ist ein hartes "Entweder-Oder" zwischen "verbleibend" "Original-Bindung" oder "Ausgaben" als Basis der Berechnung der neuen Bindungen. Wünschenswert wäre eine Logik, die zunächst die Ausgaben für die Berechnungen der neuen Bindungen heranzieht, aber - wenn es keine Ausgaben im Haushaltsjahr gibt - die Bindungen (den Schätzpreis).

  • Übertrag: Ist die Originalbindung der nicht bezahlten Zeitschrift schon abgezogen? Der Übertrag müsste korrekt 700 $ sein (Zugewiesener Betrag minus Ausgaben.) Nicht 500 (Zugewiesener Betrag minus Summe aus Ausgaben / zur Zahlung vorgesehen / Bindungen).

  • POL 10001-1: Bindung von 200 € wurde nicht übertragen (weil nur auf Basis der Ausgaben übertragen wurde)

  • POL 10004-1:  Übertrag nur auf Grundlage des im alten Jahr "verfügbaren Betrages" ("Bestellvolumen"), nicht auf Grundlage der Ausgaben ("Ausgabevolumen"). Verfügbares Guthaben wird übertragen,, es müsste aber der Kassenbestand sein  

Minerva5 (VZG) auf Lotus

MS Zentraletat

Standardfall: Zentraletat

1 laufende Abobestellung 

1 offene Monobestellung

1 ausstehende, bezahlte Monobestellung

HH-Jahre 2022 und 2023: überschneidend angelegt? Zeitzonenproblem behoben?

MartinaS

Laufendes Abo

  • Übertrag auf Basis der Ausgaben - 285€

offene Monobestellung

  • Übertrag offener Bestellungen  - 28,50€

ausstehende, aber bezahlte Monobestellung

  • erwartet: kein Übertrag, da bezahlt - 19€

  • laufendes Abo:

  • offene Mono-Bestellung wurde korrekt übertragen

  • ausstehende, aber bezahlte Monobestellung wurde korrekt verarbeitet (nicht übertragen auf 2023)

Dresden

ongoing ohne Bezahlung im alten Jahr: wird die Bindung übertragen aufs neue Jahr?

 

 

 

Dresden: laufende Bestellung, pending oder open (open nötig), Rechnungen approved oder paid problematisch.
Wird von Dresden ergänzt.

 

Siehe Seite "Allgemeine Fehler/Hinweise beim Jahresübergang"

 

Dresden: Wechsel von Kostenstellen beim Jahresübergang

 

 

 

Bitte weitere Testszenarien ergänzen