2023-07-12 Besprechungsnotizen Erwerbung

• Offene Aufgaben

Fremdwährung in der Invoices App

D.h., Zusatzkosten werden generell in der Währung der Rechnung erfasst. Wenn dies z.B. USD ist, können keine Zusatzkosten wie MwSt. in EUR erfasst werden.

Der Originalpreis sollte festgehalten werden. Wählt man aber in der Bestellung bspw. USD aus, so ist die Bestellzeile in der Fremdwährung hinterlegt und man kann in der Rechnungsbearbeitung nicht einfach einen deutschen MwSt.-Betrag hinzufügen

• Wiedervorlage im nächsten Meeting
• dann Entscheidung: 
  • Ergänzung als ACQ Implementers Topic
  • oder Vereinbarung eines konkreten Termins mit ACQ SIG
  • Vorgehen: Präsentation mit dem folgenden Unterthema

Unterthema:

Disbursement Amount

aus dem letzten Meeting:

Marie M. (Bayreuth): Wunsch nach Erfassung Devisen Rückmeldungen (also exakter Betrag der Banküberweisung im Falle verschiedener Wechselkurse.

→ Existierendes Feld "Disbursement amount" in Invoice/Voucher nach Freigabe einer Rechnung. Laut Dennis B. (Acq SIG) ist dieses Feld dafür vorgesehen

→ Thema ebenso in OA SIG; hier zusätzlich Bedarf an Aufsplittung (manuell oder automatisch) auf Invoice Lines; Owen will Thema in Acq SIG anbringen (zeitlicher Horizont noch unklar) → ist voraussichtlich noch nicht erfolgt

→ Frage nach Verbindung zu Finance App; Bankbetrag soll sich auch korrekt in Finance Transaktionen abbilden

• Anforderung: Disbursement amount sollte korrekt im Budget berücksichtigt werden (in Verbindung mit Diskussion zu Fremdwährung betrachten)
• ist bereits auf der ACQ-Implementers Liste eingetragen: Acquisitions/Resource Management implementers Nr. 119 (TP-ERW BVB)
• Wir brauchen eine bessere Vorbereitung: Widervorlage im nächsten Meeting

To Do

• Disbursement Amount: Silvana Kirschner  ergänzt die Seite Fremdwährung um die Problemanalyse entsprechend und zieht sie in den Bereich Funktionsanalyse um

Sven T. (Leipzig): Wir würden uns bei der PO ein custom field wünschen, um bei Auswahl des Lieferanten eine Bezugsquelle vermerken zu können. Beispielsweise bei antiquarischen Bestellungen haben wir einen Sammellieferanten eingerichtet. Hier würden wir gerne den exakten Lieferanten in einem zusätzlichen Feld vermerken.

Bestellung erfolgt direkt beim Antiquariat

• es soll nicht für jedes Antiquariat ein Organisationsdatensatz angelegt werden
• gleiches gilt für Privatpersonen
• in bestehenden Systemen wird die Bestellung mit dem Sammeldatensatz verknüpft und der konkrete "Lieferant" in einem Bemerkungsfeld ergänzt
• Benutzerdefinierte Felder wären eine Lösungsmöglichkeit
  • Frage: auf welcher Ebene?
  • Lieferant wird in der PO angegeben → auf welchen Ebene brauchen wir benutzerdefinierte Felder (PO oder POL oder beides)?
  • nochmalige Bitte um Sammlung weiterer Use Cases für benutzerdefinierte Felder
• weitere Workarounds:
  • in FOLIO ebenfalls Bemerkungsfelder nutzen
  • Referenznummerntyp und Referenznummer nutzen

Aus der sächsischen Erwerberrunde kam der Vorschlag, den Estimated price aus der Orders App statt Schätzpreis besser Planpreis zu übersetzen. Eine Schätzung findet eigentlich nicht statt, es handelt sich eher um den Preis, mit dem man plant. 

Rückmeldungen in Slack

• Schätzpreis beibehalten
• Erwarteter Preis
• Planpreis

To Do:

• Sven erstellt eine Umfrage in Slack - Bekanntgabe der Übersetzung im nächsten Meeting.

Rückfragen zu ACQ-Anforderungen

→ verschoben

aus Tabelle Gap-Analyse

Anforderung Finance App → Transaktionen

• Vorschlag/Bedarf: 1 Click weniger, direkt aus Tabelle der Transaktionen auf Quelle gelangen
  • aber: über die Detailansicht können Bindungen gelöst werden
• Vorschlag/Bedarf: "One-Time" und "Ongoing" getrennt in die Budgetübersicht übertragen jeweils für Ausgaben und Bindungen + die Listenansicht der Transaktionvorgänge mit "One-Time" und "Ongoing" kennzeichnen, sowie Bestellnummern hinzufügen

• Aussonderung