2023-06-14 Besprechungsnotizen Erwerbung

Heute: Martina S. Demo der Pakete in Bestellung

• Gibt es andere Use cases (außer DBS Statistik) für Custom fields in PO, POL oder Receiving?
  

Patrick Daus (Uni Marburg) / noch nicht besprochen: Es wäre für uns sehr interessant, wenn custom fields auf PO oder POL hinzugefügt werden könnten, die dann bei Versand der Bestellung an den Lieferanten mit ausgegeben werden.Bspw. custom field "SAP-reference". Dort würde wir gern eine Zuordnungsnummer unterbringen und im Feld "Instructions to vendor" dem Lieferanten mitteilen, diese Zuordnungsnummer auf der Rechnung zu vermerken. Dadurch könnten wir unseren elektr. Rechnungseingang, den anschließende Genehmigungsworkflow sowie FOLIO-Rechnungsimport besser umsetzen.

Marie M. (Bayreuth): Wunsch nach Erfassung Devisen Rückmeldungen (also exakter Betrag der Banküberweisung im Falle verschiedener Wechselkurse.

→ Existierendes Feld "Disbursement amount" in Invoice/Voucher nach Freigabe einer Rechnung. Laut Dennis B. (Acq SIG) ist dieses Feld dafür vorgesehen

→ Thema ebenso in OA SIG; hier zusätzlich Bedarf an Aufsplittung (manuell oder automatisch) auf Invoice Lines; Owen will Thema in Acq SIG anbringen (zeitlicher Horizont noch unklar)

→ Frage nach Verbindung zu Finance App; Bankbetrag soll sich auch korrekt in Finance Transaktionen abbilden

Sven T. (Leipzig): Wir würden uns bei der PO ein custom field wünschen, um bei Auswahl des Lieferanten eine Bezugsquelle vermerken zu können. Beispielsweise bei antiquarischen Bestellungen haben wir einen Sammellieferanten eingerichtet. Hier würden wir gerne den exakten Lieferanten in einem zusätzlichen Feld vermerken.

Rückfragen zu ACQ-Anforderungen

→ verschoben

aus Tabelle Gap-Analyse

Anforderung Finance App → Transaktionen

• Vorschlag/Bedarf: 1 Click weniger, direkt aus Tabelle der Transaktionen auf Quelle gelangen
  • aber: über die Detailansicht können Bindungen gelöst werden
• Vorschlag/Bedarf: "One-Time" und "Ongoing" getrennt in die Budgetübersicht übertragen jeweils für Ausgaben und Bindungen + die Listenansicht der Transaktionvorgänge mit "One-Time" und "Ongoing" kennzeichnen, sowie Bestellnummern hinzufügen

Fremdwährung in der Invoices App

D.h., Zusatzkosten werden generell in der Währung der Rechnung erfasst. Wenn dies z.B. USD ist, können keine Zusatzkosten wie MwSt. in EUR erfasst werden.

Der Originalpreis sollte festgehalten werden. Wählt man aber in der Bestellung bspw. USD aus, so ist die Bestellzeile in der Fremdwährung hinterlegt und man kann in der Rechnungsbearbeitung nicht einfach einen deutschen MwSt.-Betrag hinzufügen

• Aussonderung

Aus der sächsischen Erwerberrunde kam der Vorschlag, den Estimated price aus der Orders App statt Schätzpreis besser Planpreis zu übersetzen. Eine Schätzung findet eigentlich nicht statt, es handelt sich eher um den Preis, mit dem man plant. 

Rückmeldungen in Slack

• Schätzpreis beibehalten
• Erwarteter Preis