IN BEARBEITUNG

Funktionsanalyse

Beschreibung

• Zur Erhebung der Daten für die Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS) werden Angaben unterschiedlicher Art in den Erwerbungs-Apps von FOLIO benötigt. z.B. Bestelltyp, Bestellstatus, Erwerbungsjahr.
• Darüber hinaus müssen Angaben zu Publikationsform, Materialart, Fachgebiet, Erscheinungsland ... erfasst werden

• Bibliotheken haben unterschiedliche Workflows, die alle berücksichtigt werden sollten

• Die Erfassung der DBS ist auf mehreren Ebenen nötig:

  • Erfassung auf Bestellpostenebene, sofern Daten vorhanden (nicht Pflicht)

  • Anzeige und Editierbarkeit in Receiving

  • Anzeige und Editierbarkeit in Rechnungsposten

• Wichtig und noch zu klären: Wo speichern wir die Daten?

  • Speicherung auf Holdingsebene?

    • was, wenn nicht mit dem Inventory und damit dem Holdings verknüpft wird?

  • auf Item-Ebene?

    • es wird nicht immer ein Item angelegt (z.B. bei der Erwerbung von Datenbanken)

    • gibt es eine Verknüpfung von Bestellung und Item? | ACQ-Daten werden im Item angezeigt → woher kommen die?

  • im Piece-Datensatz (in der Receiving App)?

    • aus den Pieces können bei der Inventarisierung Items im Inventory erzeugt werden
    • synchronized Receiving Workflow (z.B. für one time orders) vs. independent Receiving Workflow
    • Problem bei synchronisiertem Workflow bei vielen Pieces: ggf. Datenerfassung für jede einzelne Zeile notwendig, sofern beim Receiving die statistischen Daten erfasst werden sollen → sehr umständlich, z.B. bei Mehrfachexemplaren
    • Idee: Checkbox im Receiving, über die die Statistikcodes für ALLE Pieces auf einmal erfasst werden können
    • Nach dem Receiving: es gibt eine Liste der inventarisierten Items → Aktionsbutton, momentan nur für De-Inventarisierung, könnte künftig erweitert werden um die Funktion, Statistikcodes für alle hinzuzufügen
    • Problem bei Erfassungsmöglichkeiten an verschiedenen Stellen: Erfassung der Daten in Orders -> Änderung beim Receiving -> fließt nicht zurück in Orders
    • ebenso bei Orders - Invoices
    • Rechnungen sind mit Bestellposten verknüpft. Über den Bestellposten können dann die Statistikdaten aus dem Receiving oder Item verknüpft werden
    • Wer nicht Exemplare aus dem CBS nutzt, kann durch das Inventarisieren ein Piece erzeugen und daraus ein Exempar im Inventory generieren lassen
    • Was passiert, wenn Receiving nicht stattfindet?
      • Statistik im Holding erfassen?
      • oder in diesen Fällen doch Receiving nutzen? Ggf. als Standardlösung so empfehlen

    • aus Receiving ins Inventory schreiben? Also Ort der Erfassung ist Receiving, Speicherort ist Holding für CBS-Bibliotheken, für andere Bibliotheken kann es Item sein

    • im Receiving als zusätzliche Funktion die Vergabe von Statistikcodes einrichten
    • und auch Felder für Statistik beim Bestellposten einrichten, diese nach Receiving hochziehen. Dort können die Daten verändert werden. Es gibt dann Abweichungen bei Abfragen über Bestellposten und über Receiving. Receiving würde dann für das Reporting herangezogen werden
    • weitere Absprachen mit den Kolleginnen und Kollegen aus Sachsen, die heute nicht teilnehmen konnten, nötig
• Datenstruktur ACQ-Apps one-time-Bestellung (Schaubilder von Andrea Mohr zur Veranschaulichung der Zusammenhänge)

Benötigte Felder und Funktionen

Herausforderungen

• Unterschiedliche Erwerbungsarten und Publikationsformen brauchen unterschiedliche Eingabeorte
• Extra Eingabefenster oder Pflichtfelder, die je nach Erwerbungsart und Publikationsform an unterschiedlichen Orten einzugeben sind

Aufgaben

• Absprache mit d-Reporting zum Stand der Diskussion dort
  • Axel und Stefan um Erläuterungen bitten, was aktuelle Überlegungen sind
  • Silvana Kirschner Axel um Terminvorschlag bitten für ein gemeinsames Treffen
  • es existiert ein Dokument der D-Reporting zur DBS, das vielleicht noch nicht allen bekannt ist: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LnPeHTMPI5IlQ4lpaja5_vxb66hzDOlrhFlQ3EbAmFQ/edit#gid=0
• Klärung: RDA-Felder nutzen
  • es gibt Überlegungen, gewisse RDA-Felder zu nutzen - gut auch als verbundübergreifender Standard
  • Festlegung nötig, z,B. welche RDA-Felder kennzeichnen Buch, Zeitschrift
• Peter Sbrzesny Auflistung der Datenquellen für die einzelnen DBS-Fragen anhand des existierenden GBV-Auswertungsprogramm für LBS4
• anschließend Abgleich:
  • Welche Felder in den verschiedenen FOLIO-Apps können diese Informationen liefern?
  • Was fehlt?
  • Wird evtl. eine separate Statistik-Maske zur Datenerfassung benötigt?
  • Wie ist das Haushaltsjahr eingebunden (in der Oberfläche nicht sichtbar, müsste aber in der Datenbank gespeichert werden)? 
• Martina Schildt Auflistung, welche unterschiedlichen Fälle diskutiert wurden und welche Apps in welchen Fällen genutzt oder ausgelassen werden

Weitere Informationen

Anforderungsanalyse

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Relevante Funktionsanalysen

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Besprechung in einer D-Gruppe/SIG

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Relevante vorhandene Jira-Tickets