2023-05-31 Besprechungsnotizen Erwerbung

Date

31 May 2023 11 Uhr

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Zoom-Meeting: https://us06web.zoom.us/j/89610340564?pwd=bHRkcEtEdCtNWGp5TWx2VmVpSjZsUT09 - 295623

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Discussion items

Item	Who	Notes
Aktuelles		Martina Schildt erstellt Seite für Schulungsmaterial
Offene Aufgaben	Alle	Task report Looking good, no incomplete tasks.
Update Serials Entwicklung GBV/Duke	Martina Schildt	https://folio-snapshot.dev.folio.org/serials-management/serials
DBS Erfassung in der Erwerbung	Björn Muschall Axel Dörrer Alle	Es existiert bereits das Konzept der "Statistical codes" in FOLIO, welche unter Settings/Inventory definiert werden können und sowohl in der Instance, dem Holding und Item vergeben werden können. Ziel dieser Diskussion soll es sein, festzustellen, ob dies aus Erwerbungssicht ausreicht oder Statistical codes auch in Acq-Apps (Ordners, POL, Receiving, Invoices) benötigt werden und warum. Eingeladen ist die D-Reporting, welche das Thema DBS derzeit ebenso bearbeitet.
Custom Fields in Orders	Björn Muschall	Follow up vom letzten Treffen: Frage nach Verortung der Custom fields: PO, POL, Receiving Gibt es andere Use cases (außer DBS Statistik) für Custom fields in PO, POL oder Receiving? Patrick Daus (Uni Marburg): Es wäre für uns sehr interessant, wenn custom fields auf PO oder POL hinzugefügt werden könnten, die dann bei Versand der Bestellung an den Lieferanten mit ausgegeben werden.Bspw. custom field "SAP-reference". Dor würde wir gern eine Zuordnungsnummer unterbringen und im Feld "Instructions to vendor" dem Lieferanten mitteilen, diese Zuordnungsnummer auf der Rechnung zu vermerken.Dadurch könnten wir unseren elektr. Rechnungseingang, den anschließende Genehmigungsworkflow sowie FOLIO-Rechnungsimport besser umsetzen.
Nächstes Treffen		14 Jun 2023

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Rückfragen zu ACQ-Anforderungen

→ verschoben

Martina Schildt

aus Tabelle Gap-Analyse

Anforderung Finance App → Transaktionen

Vorschlag/Bedarf: 1 Click weniger, direkt aus Tabelle der Transaktionen auf Quelle gelangen
- aber: über die Detailansicht können Bindungen gelöst werden
Vorschlag/Bedarf: "One-Time" und "Ongoing" getrennt in die Budgetübersicht übertragen jeweils für Ausgaben und Bindungen + die Listenansicht der Transaktionvorgänge mit "One-Time" und "Ongoing" kennzeichnen, sowie Bestellnummern hinzufügen

Fremdwährung in der Invoices App

Björn Muschall Sven Thomsen Silvana Kirschner Heike Weber

Fügt man in die Bestellzeile einen Fremdwährungspreis ein und wählt Euro als Währung bei der Rechnung aus, erscheint beim Anlegen des Rechnungspostens folgende Warnung:

Bei Bestätigung wird Fremdwährungspreis aus der Bestellung wird als Euro-Betrag in die Rechnung eingetragen. Eine Umrechnung findet nicht statt. Währungsdifferenzen oder zusätzliche MwSt. werden generell in Euro ermittelt. Die Kombination beider Währungen entspricht so natürlich nicht dem realen Betrag 100 USD + 7% MwSt ≠ 107 EUR.

D.h., Zusatzkosten werden generell in der Währung der Rechnung erfasst. Wenn dies z.B. USD ist, können keine Zusatzkosten wie MwSt. in EUR erfasst werden.

Der Originalpreis sollte festgehalten werden. Wählt man aber in der Bestellung bspw. USD aus, so ist die Bestellzeile in der Fremdwährung hinterlegt und man kann in der Rechnungsbearbeitung nicht einfach einen deutschen MwSt.-Betrag hinzufügen

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