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Invoices with foreign currency - requirements analysis

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This page describes requirements related to foreign currencies in orders and invoices app.

Inhalt

Übersicht und Status

Status

FOR ACQ SIG

Category

FUNCTION FIELD

Created

D-ERWERBUNG 

Start

 

Requirements Analysis

Description

A user creates a PO and POL, the price is recorded in a foreign crrency. The following errors occur when the user processes the invoice to this PO/POL:

Scenario 1: Invoice will be processed in primary currency (= system currency = EUR)

  • User creates POL and enters the amount/price in a foreign currency
  • The system calculates the encumbered amount in the primary (=system) currency - this will be displayed as encumbrance in the finance app as transaction
  • (error) The user creates an invioce and invoice line for the POL - when linking the POL, the system displays the original amount in foreign currency but displays it as amoung in primary currency - only a EUR sign is attached to the original pricein foreign currency and thus further calculated
  • The correct amount from encumbrances (finance app) is not used → 
  • The further calculation is therefore based on the original price - just with primary currency → The correct amount from the encumbrance is not used
  • The payment is therefore incorrect

Szenario 2: Rechnung wird in Fremdwährung (z.B. GBP) bearbeitet

  • Nach dem Anlegen des Rechnungsposten erfolgt die korrekt Übernahme der Beträge aus dem Bestellposten, d.h. es wird mit dem korrekten Bindungsbetrag aus der Finanz-App weitergerechnet
  • Allerdings können Zusatzkosten nicht in der Primärwährung (EUR) abgerechnet werden
    • darunter zählen Mehrwertsteuer, Frachtkosten usw.
  • Währungsdifferenzen können nicht in Primärwährung (als Zusatzkosten o.ä.) ausgeglichen werden.
    • Es besteht zwar die Möglichkeit, den Rechnungsbetrag durch die Anpassung des Wechselkurses, der i.d.R. erst ausgerechnet werden muss, zu aktualisieren. Das ist allerdings in der Praxis sehr umständlich.

Allgemeines Problem:

  • In der Rechnung wird entweder der Primär- oder der Fremdwährungspreis angegeben
  • Wichtig wäre es, beide Preise sehen zu können. Insbesondere für statistische Erhebungen hinsichtlich Preisentwicklung und Tendenzen. 

Benötigte Felder und Funktionen

  • Szenario 1: bei der Rechnungsbearbeitung sollte der Bindungsbetrag aus der Bestellung zur Weiterberechnung verwendet werden

  • Szenario 2: beim Hinzufügen von Zusatzkosten sollte die Möglichkeit bestehen, eine Währung auszuwählen oder wenigstens die eingestellte Primärwährung verwenden zu können
  • Allgemein: Transparentere Darstellung des Originalpreises (Fremdwährung) und des tatsächlichen Rechnungspreises → eventuell zusätzliches Feld Originalpreis 
  • Bei Auswahl des Status "Überprüft" →
    • Ausgabe der tatsächlichen Beträge (zusätzlich in Zielwährung)
    • Rechnungsbetrag hat dann den Status "zur Bezahlung vorgesehen" in der Budgetübersicht der FinanzenApp
    • Vorteil: alle Daten der Rechnung können noch geändert werden
    • alternativ: neue zusätzliche Aktion: Prüfen - als Funktion vor Freigeben und Bezahlen
  • Ausgabe der tatsächlichen Beträge (Gesamtpreis und Zusatzkosten) auf der Rechnung, Rechnungsposten, auf der Bestellung bei verknüpften Rechnungen
  • Möglichkeit Betrag in Fremd- und Primärwährung anzugeben → das System soll dann den Wechselkurs ausrechnen
  • Listenpreis (in Originalwährung) als separates Feld auf Rechnungsposten ausweisen → Mehrwert für Reports | speziell für Scenario 1

Aufgaben

  • ...

Weitere Informationen

Anforderungsanalyse

  • ...

Relevante Funktionsanalysen

Besprechung in einer D-Gruppe/SIG

Relevante vorhandene Jira-Tickets




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