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StatuscolourRedtitleIn bearbeitungAuf dieser Seite wird die Funktionsanalyse von Rechnungen mit Fremdwährung dokumentiert
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This page describes requirements related to foreign currencies in orders and invoices app.



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titleInhalt

Table of Contents



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titleÜbersicht und Status


Page Properties


KategorieErstellercolourGreen  subtlegbv
Status

Status
title

Vorschlag in Bearbeitung

FOR ACQ SIG

Category

Status
subtletrue
title

FELD

Function
Status

subtle

Unterstützer

true
title

SLUB

FIELD

Created

Status

true

colourGreen
title

d-erwerbung
 

Beginn

Funktionsanalyse

Beschreibung

Nach dem Anlegen einer Bestellung mit Fremdwährungsbetrag treten bei der anschließenden Rechnungsbearbeitung folgende Fehler auf:

Szenario 1: Rechnung wird in Primärwährung (EUR) bearbeitet

  • Nach dem Anlegen des Rechnungsposten wird nicht der aus der Bestellung hinterlegte Bindungs-Betrag (umgerechnete Schätzbetrag) aus der Finanz-App verwendet, sondern lediglich dem Originalpreis (nicht umgerechneter Schätzpreis) ein EUR-Zeichen angehangen und damit weitergerechnet
  • Die Weiterberechnung erfolgt also auf Basis des Originalpreises mit Primärwährung
  • Der korrekte Betrag aus der Bindung wird nicht verwendet
  • Die Zahlung ist somit nicht korrekt

    Start

     




    Requirements Analysis

    Description

    A user creates a PO and POL, the price is recorded in a foreign crrency. The following errors occur when the user processes the invoice to this PO/POL:

    Scenario 1: Invoice will be processed in primary currency (= system currency = EUR)

    • User creates POL and enters the amount/price in a foreign currency
    • The system calculates the encumbered amount in the primary (=system) currency - this will be displayed as encumbrance in the finance app as transaction
    • (error) The user creates an invioce and invoice line for the POL - when linking the POL, the system displays the original amount in foreign currency but displays it as amoung in primary currency - only a EUR sign is attached to the original pricein foreign currency and thus further calculated
    • The correct amount from encumbrances (finance app) is not used → 
    • The further calculation is therefore based on the original price - just with primary currency → The correct amount from the encumbrance is not used
    • The payment is therefore incorrect

    Szenario 2: Rechnung wird in Fremdwährung (z.B. GBP) bearbeitet

    • Nach dem Anlegen des Rechnungsposten erfolgt die korrekt Übernahme der Beträge aus dem Bestellposten, d.h. es wird mit dem korrekten Bindungsbetrag aus der Finanz-App weitergerechnet
    • Allerdings können Zusatzkosten nicht in der Primärwährung (EUR) abgerechnet werden
      • darunter zählen Mehrwertsteuer, Frachtkosten usw.
    • Währungsdifferenzen können nicht in Primärwährung (als Zusatzkosten o.ä.) ausgeglichen werden.
      • Es besteht zwar die Möglichkeit, den Rechnungsbetrag durch die Anpassung des Wechselkurses, der i.d.R. erst ausgerechnet werden muss, zu aktualisieren. Das ist allerdings in der Praxis sehr umständlich.

    Allgemeines Problem:

    • In der Rechnung wird entweder der Primär- oder der Fremdwährungspreis angegeben
    • Wichtig wäre es, beide Preise sehen zu können. Insbesondere für statistische Erhebungen hinsichtlich Preisentwicklung und Tendenzen. 

    Benötigte Felder und Funktionen

    • Szenario 1: bei der Rechnungsbearbeitung sollte der Bindungsbetrag aus der Bestellung zur Weiterberechnung verwendet werden

    • Szenario 2: beim Hinzufügen von Zusatzkosten sollte die Möglichkeit bestehen, eine Währung auszuwählen oder wenigstens die eingestellte Primärwährung verwenden zu können
    • Allgemein: Transparentere Darstellung des Originalpreises (Fremdwährung) und des tatsächlichen Rechnungspreises → eventuell zusätzliches Feld Originalpreis 
    • Bei Auswahl des Status "Überprüft" →
      • Ausgabe der tatsächlichen Beträge (zusätzlich in Zielwährung)
      • Rechnungsbetrag hat dann den Status "zur Bezahlung vorgesehen" in der Budgetübersicht der FinanzenApp
      • Vorteil: alle Daten der Rechnung können noch geändert werden
      • alternativ: neue zusätzliche Aktion: Prüfen - als Funktion vor Freigeben und Bezahlen
    • Ausgabe der tatsächlichen Beträge (Gesamtpreis und Zusatzkosten) auf der Rechnung, Rechnungsposten, auf der Bestellung bei verknüpften Rechnungen
    • Möglichkeit Betrag in Fremd- und Primärwährung anzugeben → das System soll dann den Wechselkurs ausrechnen
    • Listenpreis (in Originalwährung) als separates Feld auf Rechnungsposten ausweisen → Mehrwert für Reports | speziell für Scenario 1

    Aufgaben

    • ...

    Weitere Informationen

    Anforderungsanalyse

    • ...

    Relevante Funktionsanalysen

    Besprechung in einer D-Gruppe/SIG

    Relevante vorhandene Jira-Tickets