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Vorbereitung für Meeting am 9. August 2022

Fallbeispiel	Wer	Was	Ergebnis
Etat: EtatAndrea / Fonds: ZentralAndrea 1 one-time-Bestellung mit 3 POLs: Bestellung 10000 Mit Posten: 10000-1, 10000-2, 10000-3 1 POL wurde storniert (Inventarisierung und Zahlung im Posten auf nicht erforderlich gesetzt), Bindung manuell über die Vorgangsliste des Budgets gelöst, Schätzpreis war 30 Dollar 1 POL wird noch erwartet, Bindung 20 Dollar 1 POL bezahlt, Ausgaben 10 Dollar	Andrea Test in Lotus-Testsystem der hebis-VZ	Testen ob Bindung für storniertes Exemplar neu erzeugt wird. (Bindung übertragen ist ja eine Eigenschaft der Bestellung.) Der Schätzpreis beträgt $ 30 ob Übertrag tatsächlich zu niedrig ist. Wird tatsächlich nur der verfügbare Betrag für den Übergang genommen? Eigentlich müssten gebundene und zur Zahlung vorgesehene Mittel mit in den Übertrag, denn sie werden ja erst vom neuen Budget bezahlt werden. (Vgl. ACQ Bestellvolumen vs. Ausgabevolumen)	stornierte Bestellung erzeugt keine neue Bindung für den bereits bezahlten Bestellposten wird in Lotus keine 0,00 Bindung beim Jahresübergang angelegt. Besser als noch in Kiwi. Übertrag nur auf Grundlage des im alten Jahr "verfügbaren Betrages" ("Bestellvolumen"), nicht auf Grundlage der Ausgaben ("Ausgabevolumen")
Etat: EtatAndrea / Fonds: ZentralClaudia 1 laufende Abonnementbestellung, POL 10005-1 mit 2 Rechnungen im Haushaltsjahr. Um die zweite Rechnung zu bezahlen wurde Geld auf das Budget transferiert.	Andrea Test in Lotus-Testsystem der hebis-VZ	Testen Worauf bezieht sich Mittelansatz „allocation“ im JUE? Auf „initial allocation“ oder „total funding“? Laut Doku ist es „total allocated“. Das heißt der Mittelansatz des neuen Budgets müsste $ 1000 sein? Also nur der ursprüngliche Mittelansatz des Vorjahres - ohne den Transfer. Wirkt „set allowance“ 200%? Nur dann kann der Jahresübergang klappen, denn das Budget muss ins Minus laufen dürfen, bis die Bindung manuell korrigiert wird. (zwei Zeitschriften-Rechnungen statt einer).	Ansatz ist korrekt set allowance 200% hat auch funktioniert
			ACHTUNG "set allowance" ermöglicht nicht nur die Überschreitung des Budgets beim Jahresübergang, sondern wirkt sich auf das Budget für das gesamte neue Haushaltsjahr aus. Im September neu testen ohne "set allowance 200%"!
Neuer Test ohne "set allowance" Etat: EtatAndrea / Fonds: ZentralClaudia 1 laufende Abonnementbestellung, POL 10005-1 mit 2 Rechnungen im Haushaltsjahr. Um die zweite Rechnung zu bezahlen wurde Geld auf das Budget transferiert.		Situation vor erneutem Jahresübergangs-Test Zulässige Bindungen im Budget wieder auf 100% abgesenkt Schätzpreis der Zeitschrift wieder auf 1000 $ abgesenkt Wieder zwei Rechnungen je 1000 $ bezahlt (dafür Transfer von 1000 $ aufs Budget) Budget ist voll ausgeschöpft. Jahresübergang würde Bindung von 2000 $ erzeugen, Frage: Kann der Jahresübergang das Budget überziehen, wenn "set allowance" nicht angehakt wird?	Ergebnis: Fehler im Jahresübergang (wie auch schon bei den hebis-Tests mit Kiwi) Grund: "Insufficient funds" für die errechnete Bindung. Das Häkchen bei "Bindungen nicht beschränken" reicht nicht! Zusätzliches Minus: der Fehlerreport enthält nur UUIDs. Etat- und Fondsbezeichung, sowie PO- und POL-Nummer wären hilfreich. Kein JIRA gefunden. Das Budget enthält keine Bindungen, es gibt keinen Vorgang in der Vorgangsliste. Der gesamte Mittelansatz ist verfügbar. Beim Bestellposten gibt es keinen Eintrag "Bindung beim Jahresübergang". Die aktuelle Bindung ist 0,00 Angekündigt für Nolana: UXPROD-2899 - Getting issue details... STATUS
Etat: EtatCornelia / Fonds: ZentralCornelia 2 laufende Abonnementbestellungen POL 10001-1 hat keine Rechnung im aktuellen Haushaltsjahr. Bindung 200 POL 10004-1 hat zwei Rechnungen im aktuellen Haushaltsjahr. Ausgaben 300	Andrea Test in Lotus-Testsystem der hebis-VZ	Testen Auswahl Berechnungsgrundlage Bindungen. Es ist ein hartes "Entweder-Oder" zwischen "verbleibend" "Original-Bindung" oder "Ausgaben" als Basis der Berechnung der neuen Bindungen. Wünschenswert wäre eine Logik, die zunächst die Ausgaben für die Berechnungen der neuen Bindungen heranzieht, aber - wenn es keine Ausgaben im Haushaltsjahr gibt - die Bindungen (den Schätzpreis). Übertrag: Ist die Originalbindung der nicht bezahlten Zeitschrift schon abgezogen? Der Übertrag müsste korrekt 700 $ sein (Zugewiesener Betrag minus Ausgaben.) Nicht 500 (Zugewiesener Betrag minus Summe aus Ausgaben / zur Zahlung vorgesehen / Bindungen).	POL 10001-1: Bindung von 200 € wurde nicht übertragen (weil nur auf Basis der Ausgaben übertragen wurde) POL 10004-1: Übertrag nur auf Grundlage des im alten Jahr "verfügbaren Betrages" ("Bestellvolumen"), nicht auf Grundlage der Ausgaben ("Ausgabevolumen"). Verfügbares Guthaben wird übertragen,, es müsste aber der Kassenbestand sein
Minerva5 (VZG) auf Lotus MS Zentraletat Standardfall: Zentraletat 1 laufende Abobestellung 1 offene Monobestellung 1 ausstehende, bezahlte Monobestellung HH-Jahre 2022 und 2023: überschneidend angelegt? Zeitzonenproblem behoben?	MartinaS	Laufendes Abo Übertrag auf Basis der Ausgaben - 285€ offene Monobestellung Übertrag offener Bestellungen - 28,50€ ausstehende, aber bezahlte Monobestellung erwartet: kein Übertrag, da bezahlt - 19€	laufendes Abo: offene Mono-Bestellung wurde korrekt übertragen ausstehende, aber bezahlte Monobestellung wurde korrekt verarbeitet (nicht übertragen auf 2023)
Dresden ongoing ohne Bezahlung im alten Jahr: wird die Bindung übertragen aufs neue Jahr?
Dresden: laufende Bestellung, pending oder open (open nötig), Rechnungen approved oder paid problematisch. Wird von Dresden ergänzt.		Siehe Abschnitt "Allgemeine Fehler/Hinweise beim Jahresübergang"
Dresden: Wechsel von Kostenstellen beim Jahresübergang
Bitte weitere Testszenarien ergänzen

Allgemeine Fehler/Hinweise beim Jahresübergang

UB Leipzig + SLUB Dresden

Die folgenden Erkenntnisse wurden von der UB Leipzig und der SLUB Dresden durch mehrfache Versuche des Jahresübergangs gewonnen.

Frühe Systemfehler

Wenn ein Jahresübergang mit Altdaten aus früheren Systemen durchgeführt wird, können Fehler entstehen, weil bestimmte Datensätze (Bestellungen, Rechnungen, ...) durch frühere Fehlfunktionen oder Fehleingaben "defekt" sind. Diese Fehler werden jedoch nicht explizit vom System benannt, so dass die Ermittlung der Ursachen sehr aufwändig ist. Zum Beispiel:

Korrektur von Funds bei der Bestellung
Bestellungen und Rechnungen waren jeweils verschiedene Funds zugewiesen
andere "Kleinigkeiten", die sich negativ auf die korrekte Verarbeitung der Transaktionen ausgewirkt haben (Das sollte mit den neueren Releases soweit behoben sein, d.h. wer jetzt startet, sollte diese Probleme nicht haben)

Bearbeitung der Rechnung wenn Bestellung nicht geöffnet ist

Die Encumbrance wird erst erstellt, wenn die Bestellung geöffnet wird. Das Feld amountExpended wird eingetragen, wenn die Rechnung bezahlt wird.

WENN aber die Rechnung bezahlt wird OHNE dass die Bestellung geöffnet wurde (das heißt OHNE dass eine Enumbrance besteht) wird zwar eine korrekte Payment Transaktion erstellt, diese hat jedoch keine Auswirkung auf den Rollover.
Wird die Bestellung NACH der Bezahlung der Rechnung geöffnet / Encumbrance erstellt, so wird diese von System nicht entsprechend geupdatet.

Die Lösung sollte sein, dass Freigeben und Bezahlen von Rechnungen nicht zu erlauben, wenn eine POL verknüpft ist, deren PO nicht geöffnet ist. Das hat Dennis (Product Owner) auch schon so bestätigt.

Abonnements innerhalb laufender Bindungen

In einigen Fällen entstanden Fehler, wenn Abonnements vorhanden waren. Sie sind zwar eine Untergruppe von laufenden Bindungen, es MUSS jedoch zusätzlich "Bindungen durch laufende Abonnements" angeklickt werden.

Reparaturmaßnahmen

Die folgenden Reparaturen wurden durchgeführt, um mit den vorhanden Daten einen Jahresübergang durchzuführen:

alle Transaktionen des entsprechenden Fiscal Year gelöscht, außer Allocation (Zuweisung)
alle Bestellungen per Datenbank auf Pending gelöscht + einige Felder und Temp-Tabellen gelöscht
alle Rechnungen per Datenbank auf Open gelöscht + einige Felder und Temp-Tabellen gelöscht
alle Bestellungen per API auf Open gesetzt → dadurch werden alle Encumbrance-Transaktionen erstellt
alle Rechnungen per API zunächst auf Approved, dann auf Paid gesetzt → dadurch werden alle Payment-Transaktionen erstellt und die amountExpended in die Encumbrances eingetragen

Jahresübergang - Definitionen

Allgemeine Informationen zum Jahresübergang

FOLIO ermöglicht den Jahresübergang für jeweils einen Etat innerhalb der Finanzstruktur.
Die Aktion ist im Menü "Etat-Aktionen" zu finden und ist durch eine bestimmte Benutzerberechtigung eingeschränkt.
Der Jahresübergang ermöglicht es dem Benutzer, Budgets für das kommende Jahr auf der Grundlage des Fondstyps einzurichten (Zuweisung, Ausgabenlimits usw.)
Es kann auch der Zeitraum des kommenden Haushaltsjahres angepasst werden, wenn es z.B. später beginnen soll.
Der Bindungsübertrag kann auf der Grundlage der Bestellungsart verwaltet werden
Bindungsbeträge können um einen bestimmten Prozentsatz erhöht werden..
Die zu übertragende Bindung erfolgt auf der Grundlage der Ausgaben, der ursprünglichen Bindung oder des verbleibenden Betrags.
Beim Abschluss des Jahresübergangs werden bei Bedarf Budgets erstellt und die Budgetwerte auf der Grundlage des gewünschten Verhaltens aktualisiert.
Es werden auch neue Bindungen für Bestellungen erzeugt, die aufgrund der Einstellungen offen bleiben.
Durch die Durchführung des Jahresübergangs können alle Budgets des aktuellen Geschäftsjahres auf abgeschlossen gesetzt werden.

Terminologie

Zugewiesener Betrag

Der Geldbetrag, der einem Fonds zu Beginn eines Haushaltsjahres zugewiesen wird. Zusätzliche Mittel können auch während des Jahres zugewiesen werden.

Budget

Ein Finanzdatensatz, der den für ein Geschäftsjahr innerhalb eines Fonds verfügbaren Geldbetrag beschreibt und eine Definition des zulässigen Ausgabe- und Bindungsvolumens in Prozent enthält. Übertragungs- und Zuweisungstransaktionen werden gegen ein Budget durchgeführt. Einem Budget können Kostenarten zugeordnet werden, die in den Einstellungen konfiguriert werden können.

Bindung

Ein Geldbetrag, den die Bibliothek einem Lieferanten aus dem Budget eines Fonds für bestellte Materialien, die in der Zukunft in Rechnung gestellt werden, zu zahlen verpflichtet ist.

Kostenarten (Ausgabenklassen)

Eine fiskalische Einheit, die verwendet wird, um Transaktionen für einen bestimmten Zweck oder eine bestimmte Funktion innerhalb eines Fonds zu verfolgen. Optional, mandantendefiniert und einem oder mehreren Fonds zuweisbar. Wird bei der Fondsverteilung auf Bestell- und Rechnungsposten angewendet. Jeder Fonds kann mehrere Kostenarten unterstützen.

Haushaltsjahr

Der Zeitraum, den eine Bibliothek für die Verwaltung ihrer Finanzen verwendet.

Fonds

Eine fiskalische Einheit, die dazu dient, Transaktionen für einen allgemeinen Zweck oder eine Funktion innerhalb eines Etats zu verfolgen. Fonds sind nur mit einem Etat verbunden. Fondsinformationen bleiben von Jahr zu Jahr bestehen, da jedes Jahr neue Budgets für den Fonds erstellt werden.

Gruppe

Eine Sammlung von einem oder mehreren Fonds, die in einer Gruppe zusammengefasst sind.

Etat

Eine Sammlung von Fonds, die fiskalisch von der Sammlung von Fonds eines anderen Etats getrennt gehalten werden muss. Alle Fonds innerhalb eines Etats haben ein gemeinsames Verhalten beim Jahresübergang für zukünftige Geschäftsjahre.

Nettotransfer

Geld, das im Laufe eines Haushaltsjahres zwischen Fonds übertragen wird.

Fondstyp

Eine Kategorie zur Beschreibung des Fonds. Der Jahresübergang von Fonds wird oft durch den Fondstyp definiert, daher sollte die Definition der Werte für den Typ die Anforderungen an den Jahresübergang berücksichtigen. Zum Beispiel: Stiftungsfonds oder zweckgebunden. Weitere Informationen zum Erstellen von Fondstypen sind unter Einstellungen > Finanzen > Fondstypen zu finden.

Status (erforderlich)

Aktiv, Eingefroren oder Inaktiv.

Aktiv: Fonds ist in Benutzung
Eingefroren: Fonds pausiert
Inaktiv: Fonds wird nicht mehr verwendet

Der Fonds muss aktiv sein, damit eine Bestellung erfolgreich geöffnet oder eine Rechnung vollständig bezahlt werden kann.

Gruppe

Um einen Fonds mit einer Gruppe zu verknüpfen, Gruppe aus der Dropdown-Liste auswählen. Eine Zuordnung mehrerer Gruppen pro Fonds ist möglich.

Übertragen von

Um Übertragungen auf diesen Fonds aus jedem anderen Fonds zuzulassen, lassen Sie dieses Feld leer. Um Überweisungen in diesen Fonds einzuschränken, geben Sie die zulässigen Fonds ein oder wählen Sie sie aus der Dropdown-Liste aus. Sie können mehrere Fonds auswählen.

Übertragen an

Um Übertragungen von diesem Fonds auf einen anderen Fonds zuzulassen, lassen Sie dieses Feld leer. Um Überweisungen aus diesem Fonds einzuschränken, geben Sie die zulässigen Fonds ein oder wählen Sie sie aus der Dropdown-Liste aus. Sie können mehrere Fonds auswählen.

Externes Konto (erforderlich)

Die Kennung für dieses Konto in einem externen Finanzsystem.

Beschreibung

Eine Beschreibung des Fonds, z.B. der Zweck des Fonds.