4 Aktive Fernleihe

Suchen & Filtern

Die Suche & Filtermöglichkeiten können unterschiedlichst kombiniert werden, um die Liste der angezeigten AFL-Bestellungen für die eigenen Bedürfnisse zusammenzustellen.

1. "Alle Felder" sucht in allen Feldern, die im aufgeklappten Menü zu sehen sind. 

   • D.h. in seltenen Fällen kann die explizite Suche über "Alle Felder" mehr als ein Ergebnis bringen, falls z.B. ein Exemplar-Barcode eines eigenen Buches mit einer FL-Nummer übereinstimmten sollte 

2. Es ist voreingestellt, daß abgeschlossene Vorgänge immer ausgeblendet werden, damit die Liste der AFL-Bestellungen nicht unnötig lang wird.

   • Wenn man eine Suche/Filterung über ALLE AFL-Bestellungen machen möchte (also auch abgeschlossene Fälle sehen will), muss man den Haken entfernen

3. Über die Filtermöglichkeiten kann man sich die Liste der AFL-Bestellungen noch weiter einschränken

   1. Status: Ermöglicht z.B. die Einschränkung auf alle offenen Bestellungen ("Wird ausgehoben")

   2. Nehmende Bibliothek: Zeigt die AFL-Bestellungen einer bestimmten Bibliothek

   3. Bibliothek: Schränkt die Anzeige auf die Bestellungen an einer bestimmte Teilbibliothek der eigenen Institution ein

   4. Standort: Schränkt die Anzeige auf die Bestellungen ein, die an einen bestimmten Standort gingen (z.B. Magazin)

   5. Batch: => wird in einem späteren Release evtl. ausgeblendet

   6. Servicetyp: Hier kann nach “Loans” = Monografienbestellungen, “Copy” = Artikelbestellungen (nur BSZ) gefiltert werden

   7. Erstellungsdatum: Man kann die Anzeige der Bestellungen auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen

   8. Lieferung bis spätestens: Funktioniert (derzeit im BVB) nicht. Das Lieferdatum aus dem ZFLS wird nicht mitgeliefert

Liste “Supply”

Die angezeigten Bestellungen können über die oben genannten Filter-Möglichkeiten eingeschränkt werden, da diese Liste in der Praxis vermutlich länger sein wird, als im Testsystem. Der Button "Aktionen" rechts oben spielt für den BVB in der Übersicht keine Rolle.

Sofern keine Filter gesetzt werden, werden in der Übersicht alle laufenden Bestellungen absteigend nach dem Bestelleingang angezeigt:

1. FL-Nummer: Die Nummer, die die Bestellung im ZFLS erhalten hat (die Nummern von GBV, HeBis oder kleineren Bibliotheken werden an dieser Stelle nicht angezeigt)

2. Erstellt: Das Eingangsdatum der Bestellung => Spalte kann über den kleinen Pfeil auf- oder absteigend sortiert werden

3. Aktualisiert: Uhrzeit bzw. Datum der Statusänderung (Uhrzeit = Aktualisierung fand am heutigen Tag statt)

4. Status: 

   1. Wird ausgehoben: Die Bestellung wurde bereits an die App Bestandsanfragen weitergeleitet und sollte auf dem Weg an die SST "Fernleihe (aktiv)" sein

   2. Versendet: Die Bestellung wurde bereits an die Nehmerbibliothek ausgeliehen und versendet. Die Bestellung bleibt in diesem Status, bis das Medium zurück kommt

5. Typ: Im BVB nur "loan" da in der AFL nur die Monografien-Bestellungen in FOLIO einlaufen

6. Nehmende Bibliothek: Es wird das ISIL (= Barcode der Bibliothek in der App Personen) angezeigt

7. Exemplarbarcode: Mediennummer des bestellten Mediums

8. Bibliothek: Name der Teilbibliothek, in der das bestellte Medium steht

9. Standort: Standort des bestellten Mediums

10. Titel: Titel des bestellten Mediums

Übersicht

Wenn in der Liste Supply ein Bestellvorgang angeklickt wird, landet man in der Übersicht der jeweiligen Bestellung.

1. Kurze Zusammenfassung aller wichtiger Daten

   • Fernleihnummer im eigenen ZFLS

   • Titel des bestellten Werks

   • ISIL der Nehmerbibliothek → ISIL der Geberbibliothek (interessant, wenn mehrer Sigel in einem Mandanten verwaltet werden)

2. Aktueller Status der Bestellung sowie Aktualisierungsdatum des Status

   • Wird ausgehoben: Die Bestellung wurde bereits an die App Bestandsanfragen weitergeleitet und sollte auf dem Weg an die SST "Fernleihe (aktiv)" sein

   • Versendet: Die Bestellung wurde bereits an die Nehmerbibliothek ausgeliehen und versendet. Die Bestellung bleibt in diesem Status, bis das Medium zurück kommt

   • Bestellung ist abgeschlossen: Das Buch wurde bereits wieder zurückgebucht und der Vorgang ist abgeschlossen.

   • Nicht geliefert: Die Bestellung wurde manuell oder automatisch storniert

     • Manuell: Der Absagegrund wurde an den ZFLS gemeldet und kann dort oder im Protokolleintrag eingesehen werden

     • Automatisch: Benötigt manchmal etwas Detektivarbeit, um den Grund herauszubekommen. Im Protokolleintrag sind leider keine Details hinterlegt + somit werden auch keine an den ZFLS weitergemeldet

3. Vollständiger Name der Nehmer- bzw. Geberbibliothek

   • Der Klick auf den Namen öffnet den entsprechenden Eintrag in der App FL-Bibliotheken

4. Exemplarbarcode

   • Wird nur bei angenommenen Bestellungen angezeigt

   • Bei automatisch abgesagten Bestellungen (Status "nicht geliefert") ist kein Barcode hinterlegt

5. Exemplarsignatur

   • Es wird nur das Feld "Signatur" aus FOLIO angezeigt - die Darstellung der Effektiven Signatur an dieser Stelle ist (noch) nicht möglich

   • Wird nur bei angenommenen Bestellungen angezeigt

   • Bei automatisch abgesagten Bestellungen (Status "nicht geliefert") ist keine Signatur hinterlegt

6. Fällig am

   • Hier wird bei bereits entliehenen Exemparen das Leihfristende der Grundleihfrist angezeigt

   • Ändert sich nicht sofern Verlängerungen in der aktiven Fernleihe gewährt werden!

7. Anmerkungen

   • Hier werden Hinweise angezeigt, die ggf. automatisch den Bestellungen mitgegeben werden (Hinweise zum Ausgabeort)

8. Bestellung

   • Wird nur bei angenommenen Bestellungen angezeigt

   • Wenn man darauf klickt, wird man automatisch in der App Bestandsanfragen weitergeleitet

9. Ausleihe

   • Wird erst angezeigt, wenn das Medium als "erfüllt und versendet", also ausgeliehen wurde

   • Wenn man darauf klickt, wird man in die App Prsonen weitergeleitet, wo man die Details der Ausleihe ansehen kann (z.B. welche Ausleihrichtlinie angewandt wurde, ob bereits Verlängerungen durchgeführt wurden, ob es weitere Bestandsanfragen gibt....)

10. Aktionen (im Status "Versendet")

    • Rückgabebuchung, wenn Nehmerbibliothek das Buch zurückgeschickt hat

11. Aktionen (im Status "Wird ausgehoben")

    1. Ausleihe an die Nehmerbibliothek (es ist kein Check-in in der Servicestelle der Fernleihstelle notwendig!)

    2. Der FL-Zettel kann an dieser Stelle bereits vor der Ausleihverbuchung ausgedruckt werden

    3. Absage von Artikelbestellungen (mit oder ohne Leitwegsabbruch - ACHTUNG: Stand 31.03.25 - evtl. verbuggt. Wurde jedoch mit Mono-Bestellung getestet. Leitwegsabbruch wurde vom ZFLS ignoriert)

    4. Absage von Monografien-Bestellungen

12. Über den blauen Button Aktionen kann in jedem Status der FL-Zettel erzeugt und ausgedruckt werden

Details

In den Details findet man viele zusätzliche Informationen rund um die AFL-Bestellung. Bei Problemen ist besonders der unterste Abschnitt interessant.

Bestellinformationen

1. Bestellnummer des eigenen ZFLS

2. Datum, an dem die Bestellung in der App AFL eingelaufen ist

3. Diese Information ist nur im ZFLS hinterlegt und wird bisher nicht an die App AFL übertragen

4. Das Feld Anmerkungen hat derzeit ein Limit von 250 Zeichen und kann Probleme verursachen.

   • Es wird die Information aus dem ZFLS abgelegt, ob auch eine andere Aufl. gewünscht ist oder nicht und der Ausgabeort.

   • Zusätzlich wird die Information hinterlegt, die Nutzende  in der Zeile "Benutzeranmerkung" bei der Bestellaufgabe hinterlegen können. Die Zeile im ZFLS des BVB hat ein Limit von 500 Zeichen! Wenn Nutzende diese Limit ausreizen, wird die Bestellung in FOLIO-Geberbibliotheken nicht angenommen, sondern automatisch mit einer sehr kryptischen und langen Fehlermeldung abgewiesen

5. Die UUID der Bestellung in der App AFL (kann nicht in der App Bestandsanfragen gesucht werden!)

6. Letzte Aktualisierung der Bestellung

7. Abholservicestelle wird in der AFL aus "Standort" und "Bibliothek" des FOLIO-Mandanten zusammengesetzt

Nehmende Bibliothek

Enthält Informationen zur Nehmerbibliothek

1. Über den Link "View in directory" kann man sich in den entsprechenden Eintrag der App FL-Bibliotheken weiterleiten lassen

Kundenspezifische IDs

Enthält Informationen, die der ZFLS der Bestellung mitgegeben hat

1. BestellId: Fernleihnummer des bayerischen ZFLS

2. ExternReferenz: PFL-Nummer der nehmenden Bibliothek (in diesem Beispiel auch eine Bayer. FOLIO-Bibliothek, daher identisch mit der BestellId)

3. TitelId: Im Falle des BVB ist dies die BV-Nummer (kann von Bayer. Bibliotheken sowohl in der App Katalog auf Instanzebene, als auch im GatewayBayern zur Suche verwendet werden) 

4. BsTyp2: Bestelltyp (L = Loan; C = Copy)

Titeldaten

Enthält ausführliche Titeldaten der Bestellung

Katalogsatz

Enthält im BVB keinerlei Daten

Ablaufprotokoll

Enthält eine chronologische Auflistung aller Änderungen, die diese Bestellung durchlaufen hat. 

1. Sofern diese von Mitarbeitenden angestoßen werden, wird der FOLIO-Benutzername mit angezeigt

2. In der Spalte Meldung findet man ausführliche Hinweise zu den Änderungen, die die Bestellung durchlaufen hat

   • Wenn Buchungsvorgänge nicht funktionieren + eine Fehlermeldung auswerfen, kann man diese hier nachlesen und bekommt ggf. noch detaillierte Hinweise dazu

Protokolleinträge

• Enthält eine chronologische Übersicht der Kommunikation der FL-App mit dem NCIP-Modul zu FOLIO bzw. über ISO18626 mit dem ZFLS

• Man kann die einzelnen Einträge aufklappen und einsehen, welche Daten genau übertragen wurden