Vorbedingungen / Vorbereitungen

Für Servicestellen, Institutionen, Campus, Bibliotheken und Standorte müssen eindeutige Codes verwendet werden, da es ansonsten zu Problemen bei der Fernleihbearbeitung kommen kann. Bitte auf unterschiedlichen Ebenen nicht die gleichen Codes verwenden.

In der App Personen und in der App FL-Bibliotheken müssen Einträge für die eigenen Bibliothek erstellt worden sein.

Notwendige Vorkonfiguration in FOLIO für den Einsatz der Fernleih-Apps

(Beispiele jeweils aus dem Mandanten von DE-703, bitte an die lokalen Gegebenheiten anpassen)

Einstellungen – Mandant – Servicestellen

Anlegen Servicestellen für Fernleihverwaltung
=> Servicestelle AFL als Abholstandort mit entsprechenden Parametern konfigurieren:

1. Name: Eindeutige Bezeichnung

2. Code: Eindeutiger Code

3. Anzeigename im Discovery: Pflichtfeld, sollte nicht für lokale Bestandsanfragen angeboten werden.

4. Abholstandort: Ja

5. Abholregal-Ablaufdatum: Pflichtfeld, sollte im Bereich AFL nicht relevant sein.

6. Closed library data management for hold shelf expiration data calculation (=Vorgehen falls Ablaufdatum auf geschlossenen Tag fällt): Notwendig, aber für AFL eher nicht relevant

7. Standardmäßig drucken: Hold (=Bestellzettel)

=> Es sollten dieser Servicestelle keine Standorte zugewiesen sein.

=> Anschließend diese Servicestelle einem Kalender zuordnen.

=> Auch bei Bibliotheken mit mehr als einem ISIL wird nur eine Servicestelle für die AFL angelegt.

=> Servicestelle PFL mit entsprechenden Parametern konfigurieren:

1. Name: Eindeutige Bezeichnung

2. Code: Eindeutiger Code

3. Anzeigename im Discovery: Pflichtfeld, aber nicht relevant, da kein Abholstandort

4. Abholstandort: Nein

5. Standardmäßig drucken: Nicht notwendig

6. Zugewiesene Standorte: Zuweisung erfolgt im nächsten Schritt.

=> Auch bei Bibliotheken mit mehr als einem ISIL wird nur eine Servicestelle für die PFL angelegt.

Einstellungen – Mandant – Campus/Bibliotheken/Standorte

Bei der Eingangsverbuchung von PFL-Medien werden ein Instanz-, ein Bestands- und ein Exemplarsatz automatisch angelegt. Für Bestand und Exemplar ist ein entsprechender Standort notwendig.

Um diesen Standort anzulegen, werden zunächst unterhalb der Institution ein Campus und eine Bibliothek erfasst. Im nächsten Schritt wird der Standort für die passive Fernleihe angelegt. Zuordnung des Standorts zur Servicestelle für die Passive Fernleihe.

Einstellungen – Mandant – Campus

Institution auswählen, darunter Bezeichnung des Campus und einen eindeutigen Code erfassen.

Weitere Angaben sind an dieser Stelle nicht notwendig.

Einstellungen - Mandant - Bibliotheken

Institution und Campus auswählen, darunter Bezeichnung der Bibliothek und einen eindeutigen Code erfassen.

Weitere Angaben sind an dieser Stelle nicht notwendig.

Einstellungen - Mandant - Standorte

Institution, Campus und Bibliothek auswählen.

1. FOLIO-Name für den Standort festlegen.

2. Code: Eindeutiger Code für den Standort eintragen.

3. Anzeigename im Discovery: Bezeichnung eintragen.

4. Servicestelle: Standort der Servicestelle zuordnen, die für die Passive Fernleihe verwendet werden soll.

Auch bei mehreren ISILs wird nur ein Standort für die Passive Fernleihe verwendet.

Beispiel TU München:

Open

Einstellungen – Katalog – Instanzen – Ressourcen-Identifikatorentypen

Anlegen des Ressourcen-Identifikatorentyps ZFL
=> Bitte unbedingt diese Bezeichnung verwenden

Einstellungen – Katalog – Bestand – Bestandsquellen

Anlegen der Bestandsquelle ZFL

=> Bitte unbedingt diese Bezeichnung verwenden

Einstellungen – Katalog – Exemplare – Ausleihtypen

Anlegen der benötigten Ausleihtypen
=> bibliotheksspezifische Festlegung
=> Verwendbar für die Erstellung der Ausleihregeln.

=> Standardausleihtyp wird für die Erstellung der PFL-Sätze im Katalog verwendet

Optional: Festlegen einer eigenen Materialart für PFL-Bestellungen

Eine oder mehrere Personengruppe(n) für Konten von Fernleihbibliotheken anlegen

Vorlagen Benachrichtigungen Benutzende für AFL-Bibliotheken definieren und aktiv setzen

Empfehlung für BVB-Bibliotheken:

=> Benachrichtigungen nach Ende der Leihfrist anstatt Nutzung der Pauschalmahn-App für Fernleihbibliotheken
=> Anschließend Nutzung der Lists-App zur Ermittlung von lange überfälligen AFL-Ausleihen

Vorlagen in Richtlinien Benachrichtigungen Benutzende anwenden

Spezielle Vorlagen Benachrichtigungen Benutzende, falls gewünscht, für PFL-Ausleihen (z.B. Rückforderung) definieren

Diese Vorlagen in Richtlinien Benachrichtigungen Benutzende anwenden

Richtlinien für Bestandsanfragen für AFL anlegen

Hold = Vormerkung

Page = Ausleihbestellung

Recall = Rückruf

Richtlinien für Bestandsanfragen für PFL anlegen

Stornierungsgründe für AFL- und PFL-Bestandsanfragen anlegen.

Einstellungen – Ausleihe – Ausleihen - Ausleihrichtlinien

Ausleihrichtlinien für AFL-Bibliotheken definieren
=> Eine oder mehrere Richtlinien definieren, z.B. mit/ohne Verlängerungsmöglichkeit

Ausleihrichtlinien für PFL-Ausleihen definieren oder bereits vorhandene Ausleihrichtlinien nutzen

Einstellungen – Ausleihe – Ausleihen - Ausleihregeln

Fernleihbibliotheken in den jeweiligen Ausleihregeln berücksichtigen

Eine oder mehrere Ausleihregeln für PFL-Vorgänge definieren

Einstellungen - Notizen - Allgemein

Notiztyp anlegen

Einstellungen – Personen – Berechtigungsgruppen

Es wird empfohlen, eine oder mehrere Berechtigungsgruppen für die Arbeit mit den Fernleih-Apps zu definieren, um die Zuweisung der Rechte für die FL-Mitarbeitenden zu vereinfachen.
Falls gewünscht, können diese Berechtigungen aber auch einzeln vergeben werden.

Der Berechtigungsgruppe die für die Fernleihe notwendigen Berechtigungen zuweisen

Die Bezeichnungen der Berechtigungen können jeweils in der Oberfläche gesucht und per Haken hinzugefügt werden.

Zusätzlich zu den Berechtigungen für die Fernleih-Apps ist der Zugriff auf die Standard-Benutzungsfunktionalitäten, z.B. Bestandsanfragen, Exemplardatensätze, notwendig.

Anschließend die Berechtigungsgruppe den betroffenen Personen zuweisen bzw. im Personenkonto die Berechtigungsgruppe hinzufügen.

in unserer Umgebung sind viele dieser Berechtigungen als deprecated gekennzeichnet

Vorschlag für Berechtigungsgruppe Fernleihe (AFL und PFL) mit Schreibrechten:

Open

Open

Ein rein lesender Zugriff auf die Fernleih-Apps ist ab dem neuen Update (Stand April 2026) bzw. Sunflower nun auch möglich. Es werden folgende Berechtigungen benötigt:

• lesender Zugriff auf die AFL-App:
  ILL Supply: View requests; UI: supply module is enabled

• lesender Zugriff auf die PFL-App:
  ILL Request: View requests; UI: request module is enabled

Durch diese Berechtigungen ist es möglich, die AFL- und PFL-App und einzelne Bestellungen darin zu öffnen. Eine Bearbeitung oder Verbuchung ist nicht möglich.

NCIP-Konfiguration

Für die Anbindung an den ZFL-Server und die Kommunikation zwischen Fernleih-Apps und den anderen FOLIO-Apps ist die Konfiguration der NCIP-Schnittstelle in FOLIO notwendig. Hierzu wird von den Bibliotheken jeweils eine Textdatei erstellt, die die notwendigen Parameter für die Konfiguration enthält, und an die Stelle weitergegeben, die für den Betrieb des FOLIO-Systems zuständig ist (In Bayern über die Verbundzentrale an das LRZ, in Baden-Württemberg über das BSZ).

Die Benennung der Datei sollte so gewählt werden, dass erkennbar ist, um welche Bibliothek es geht:

Bibliothekskürzel_ncip.txt, z.B. UBT_ncip.txt

Vorlage - BITTE ANPASSEN an LOKALE Gegebenheiten:

Hinweis für BVB-Bibliotheken:

Die fett dargestellten Werte in der Beispieldatei müssen für die BVB-Bibliotheken genau so übernommen werden, da die Anbindung an den ZFL-Server und die Bearbeitung in den Fernleih-Apps sonst nicht funktionieren.

Hinweis für Bibliotheken in anderen Verbünden:

Klären Sie zunächst mit dem Betreiber des FOLIO-Mandanten, welche Werte für die in der Beispieldatei fett dargestellten Parameter gewählt werden müssen.

Für die anderen Parameter werden die Werte verwendet, die anhand der Anleitung oben definiert wurden (Verlinkung auf die jeweilige Erläuterung). Bitte jeden Parameter in der vorgegebenen Weise angeben:

Parameter Doppelpunkt Leerzeichen Doppeltes Anführungszeichen Wert Doppeltes Anführungszeichen

item.material.type.name
=> Einstellungen – Katalog – Exemplare – Materialarten
Für PFL-Medien verwendete Materialart angeben. Bitte auf die exakte Schreibung achten.

item.perm.loan.type.name
=> Einstellungen – Katalog – Exemplare – Ausleihtypen
Standard-Ausleihtyp für PFL-Bestellungen verwenden, wird für den Exemplardatensatz verwendet, der bei Eingang angelegt wird. Bitte auf die exakte Schreibung achten.

holdings.perm.location.code
=> Einstellungen – Mandant – Standorte
Code des für PFL-Medien verwendeten Standorts angeben, nicht die Bezeichnung.

item.perm.location.code
=> Einstellungen – Mandant – Standorte
Code des für PFL-Medien verwendeten Standorts angeben, nicht die Bezeichnung.

cancel.request.reason.patron.name
=> Einstellungen – Ausleihe – Bestandsanfragen – Stornierungsgründe Bestandsanfrage
Stornierungsgrund für PFL-Bestellungen angeben. Bitte unbedingt auf die korrekte Schreibung achten.

cancel.request.reason.name
=> Einstellungen – Ausleihe – Bestandsanfragen – Stornierungsgründe Bestandsanfrage
Stornierungsgrund für AFL-Bestellungen angeben. Bitte unbedingt auf die korrekte Schreibung achten.

request.note.name
=> Einstellungen - Notizen - Allgemein
Für die Fernleihe angelegten Notiztyp angeben. Bitte unbedingt auf die exakte Schreibung achten.

checkin.service.point.code
=> Einstellungen – Mandant – Servicestellen
Code der für die Aktive Fernleihe verwendeten Servicestelle angeben, nicht den Namen.

checkout.service.point.code
=> Einstellungen – Mandant – Servicestellen
Code der für die Aktive Fernleihe verwendeten Servicestelle angeben, nicht den Namen.

Bitte unbedingt darauf achten, dass die in dieser Datei eingetragenen Werte exakt den konfigurierten Werten entsprechen!!!

Beispieldatei DE-703

=> unbedingt für die eigene Konfiguration anpassen!

Konfiguration Fernleihe in FOLIO

Neben den oben beschriebenen Einstellungen aus den Bereichen Ausleihe und Katalog ist die Konfiguration der Fernleih-Apps selbst notwendig. Nur so ist die Kommunikation mit dem ZFL-Server und mit den anderen Apps möglich.

Einstellungen - Fernleihe - Automatische Gebühren

Festlegung, für welche Art von PFL-Bestellung eine automatische Gebühr verbucht wird.

BVB-Bibliotheken wählen hier “No” aus, da für rückgabepflichtige Medien keine automatischen Gebühren berechnet werden und Kopienbestellungen nicht über FOLIO laufen.

BSZ-Bibliotheken wählen in der Regel “CopyOrLoan” aus, wenn für beide Bestellarten eine Fernleihgebühr erhoben wird.

Bibliotheken in anderen Verbünden sollten den korrekten Wert bei der jeweiligen Verbundzentrale erfragen.

Werden automatische Gebühren für PFL-Bestellungen erhoben, ist zusätzlich die Konfiguration der gebührenrelevanten Parameter unter Einstellungen - Personen - Forderungen notwendig.

Einstellungen - Fernleihe - Benutzerdefinierte ISO18626 Einstellungen

Von den drei verfügbaren Optionen müssen bei zwei Punkten Anpassungen durchgeführt werden. Bei den Ausleihbedingungen sind keine Änderungen notwendig.

ACHTUNG: Es passiert immer wieder, dass die Optionen nicht angezeigt werden, in diesem Fall an die entsprechende Verbundzentrale wenden.

Gründe können nicht angegeben werden (=Absagegründe für die AFL)

1. Bereits vorhandene Absagegründe durch xxx_ vor und _nicht verwenden nach der Bezeichnung kennzeichnen.
   Diese Absagegründe sollen nicht verwendet werden, aus Sicherheitsgründen aber nicht gelöscht werden.

2. Zusätzlich Absagegründe ergänzen.
   Bei der Absage in der AFL-App können diese Gründe durch Freitext ergänzt werden.

Benutzerdefinierte Identifier

Für BVB-Bibliotheken muss hier der Wert ZFL ergänzt werden.
Für BSZ-Bibliotheken muss hier der Wert ZFL ergänzt werden.
Bibliotheken aus anderen Verbünden sollten die Belegung mit der jeweiligen Verbundzentrale absprechen.

Einstellungen - Fernleihe - Einstellungen für automatische Antworten

Wird im BVB nicht benötigt

Im BSZ finden hier Einstellungen für die Kopienfernleihe statt (Doku folgt)

Einstellungen - Fernleihe - Einstellungen für die Einbindung des Bibliothekssystems

Bitte übernehmen Sie diese Einstellungen genau in dieser Form in die Konfiguration Ihres FOLIO-Mandanten.

Einstellungen - Fernleihe - Einstellungen für FL-Zettel

Eine Anleitung zur Erstellung und zum Hochladen des Fernleihzettels sowie Beispieldateien finden Sie unter 2 Fernleihzettel.

Bitte verwenden Sie zum Hochladen der jeweiligen Datei den Browser Firefox, da der Vorgang aus bisher ungeklärten Gründen in Chrome nicht abgeschlossen werden kann. Sie erkennen, ob die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, wenn anschließend Benutzerdefinierte Werte angezeigt wird.

Die Verwendung eines Logos ist nicht zwingend notwendig.

Bitte überprüfen Sie die Einstellungen bei Einstellungen - Fernleihe - File Storage, falls das Hochladen nicht erfolgreich ist.

Voraussetzung für das Hochladen der Datei(en) für den Fernleihzettel ist die Konfiguration des entsprechenden Speicherbereichs. Diese wird für BVB-Bibliotheken durch das LRZ durchgeführt. Bibliotheken in anderen Verbünden klären das Vorgehen mit ihrer jeweiligen Verbundzentrale.

Sie können erkennen, dass noch keine Werte erfasst wurden, wenn Kein aktueller Wert bei einem oder mehreren der Parameter angezeigt wird.

Einstellungen - Fernleihe - File Storage

Muss durch den Verbund bzw. das Rechenzentrum eingerichtet werden

Einstellungen - Fernleihe - Konfiguration Status/Aktion

Bitte verwenden Sie hier die Option Yes. Dies bewirkt, dass PFL-Medien die versehentlich nicht bei der Rückgabe zurückgebucht werden, mit dem Rückversand automatisch aus dem Ausleihkonto entfernt werden.

Einstellungen - Fernleihe - Lokale NCIP-Einstellungen

1. BVB: Bei NCIP from agency den Wert RESHARE eintragen.
   BSZ: Bei NCIP from agency den Wert bsz eintragen.

2. Die NCIP Server Adresse wird im BVB vom LRZ eingetragen.
   In anderen Verbünden bitte mit der Verbundzentrale klären.

3. BVB: Bei NCIP to agency wird ebenfalls RESHARE eingetragen.
   BSZ: ei NCIP to agency wird ebenfalls bsz eingetragen.

4. Für Verwende Bestandsanfragen auf Titelebene bitte Yes auswählen.

Die Voreinstellungen der anderen Parameter werden beibehalten.

Einstellungen - Fernleihe - Netzwerk

Die ISO18626-Gateway-Adresse wird für BVB-Bibliotheken vom LRZ eingetragen.
Die ISO18626-Gateway-Adresse wird für BSZ-Bibliotheken vom BSZ eingetragen.

Bibliotheken in anderen Verbünden klären die Belegung mit der zuständigen Verbundzentrale.

Um bei geplanten und ungeplanten Ausfällen bis ca. zwei Stunden keine Verluste bei der Kommunikation mit dem ZFL-Server zu haben, werden die vorgegebenen Werte hochgesetzt:

• Die maximale Anzahl der Versuche, die Nachricht zu senden, bevor ein Fehler auftritt (0 bedeutet, dass es immer weiter versucht wird): 5

• Bei Auftreten eines Netzwerkfehlers, Anzahl Minuten bevor es erneut versucht wird: 30

Bei längeren Ausfällen informiert die jeweilige Verbundzentrale die Bibliotheken, dass die Fernleihbearbeitung in FOLIO zunächst eingestellt werden soll.

Einstellungen - Fernleihe - Protokollierung

Durch die Aktivierung der Protokollierung ist die Nachverfolgung der Kommunikation zwischen ZFL-Server und Fernleih-Apps sowie zwischen den Fernleih-Apps und den weiteren FOLIO-Apps möglich.

Die Frist für die Aufbewahrung der Daten ist eine Empfehlung aufgrund von ersten Erfahrungen im Produktivbetrieb. Sie sollte mit dem jeweiligen Betreiber des Mandanten abgeklärt werden.

1. Enable ISO18626 message logging auf Yes stellen.

2. Number of days to keep ISO18626 messages zunächst auf 90 festlegen.

3. Bei Enable NCIP message logging bitte Yes auswählen.

4. Auch bei Number of days to keep NCIP messages zunächst 90 festlegen.

5. Bei Enable logging for auto responder messages ebenfalls Yes auswählen.

6. Number of days to keep auto responder messages wiederum mit 90 belegen.

Einstellungen - Fernleihe - Standards für FL-Bestellungen

Als Standardbenutzernummer der Einrichtung bitte das ISIL eintragen.

Bei Institutionen mit mehreren ISILs wird hier das ISIL der Hauptstelle angegeben.

Einstellungen - FL-Bibliotheken

Hier sind keine Änderungen notwendig

Konfiguration ZFL-Server

Konfiguration der Ausgabeorte

BVB-Bibliotheken legen die Ausgabeorte nach Anmeldung am ZFL-Server unter Infos - Konfiguration - Ausgabeorte fest. Bitte hier nur die Ausgabeorte eintragen, die Nutzende bei der Bestellung auswählen dürfen.

Die Konfiguration kann erst dann statt finden, wenn der ZFL-Server auf die Kommunikation mit FOLIO umgestellt wurde. Dies erfolgt in der Regel am Vortag des Livegangs.

Jede in FOLIO definierte Servicestelle, die als Ausgabeort angeboten werden soll, wird in eine Zeile geschrieben.

Verwendet wird der Name der Servicestelle, der in Einstellungen - Mandant - Servicestellen definiert wurde.

BSZ-Bibliotheken legen die Ausgabeorte nach Anmeldung am ZFL-Server unter Konfiguration - Fernleihdaten der Bibliothek xxx fest.

Die in FOLIO definierten Servicestellen, die als Ausgabeort angeboten werden sollen, werden mit Doppelpunkt getrennt eingetragen (s. Beispiel).

Verwendet wird der Name der Servicestelle, der in Einstellungen - Mandant - Servicestellen definiert wurde.

Weitere Anpassungen