3 Verwaltung der Bibliotheksdaten (Work in progress)
Achtung: Ablauf wurde bisher in zwei BVB-Bibliotheken so getestet. - Hinweise auf abweichende Abläufe in anderen Verbünden bitte an @Verena Mattes melden.
- 1 Allgemeines zur Verwaltung von Bibliotheksdaten
- 2 Vorgehen App Personen
- 3 Vorgehen App FL-Bibliotheken
- 4 App FL-Bibliotheken – Eintrag für die eigene Bibliothek anlegen bei Bibliotheken mit 1 ISIL
- 5 App FL-Bibliotheken – Einträge für die eigenen Bibliotheken anlegen bei Bibliotheken mit mehreren ISILs
- 6 App FL-Bibliotheken - Einträge für andere Bibliotheken anlegen
Allgemeines zur Verwaltung von Bibliotheksdaten
Für die Verwaltung der Daten von Bibliotheken, mit denen AFL- und/oder PFL-Beziehungen bestehen, werden die Apps FL-Bibliotheken und Personen verwendet. Die doppelte Verwaltung ist notwendig, da die Apps AFL und PFL nicht direkt auf die in der App Personen hinterlegten Daten zugreifen können (Hintergrund ist der Ursprung der Apps im ReShare-Projekt).
Für die BVB-Bibliotheken wurde festgelegt, dass die vollständigen Adressdaten nur in der App Personen geführt werden. In der App FL-Bibliotheken werden nur die unbedingt notwendigen Daten hinterlegt. Ob langfristig eine Synchronisation der beiden Apps möglich ist, lässt sich noch nicht absehen.
Neben den Daten der fremden gebenden und nehmenden Bibliotheken werden in der App FL-Bibliotheken und in der App Personen auch die Daten der eigenen Institution verwaltet. Abhängig von der Struktur der Institution können mehrere Einträge - eines pro ISIL - notwendig sein. Zusätzlich werden in der App FL-Bibliotheken auch Einträge für alle Servicestellen, an denen PFL-Bestellungen abgeholt werden können, erstellt.
Im Zusammenhang mit den FOLIO-Fernleih-Apps wird das Sigel nicht mehr genutzt, es ist nur noch das ISIL relevant, das an verschiedenen Stellen zu Identifikationszwecken und als Barcode (Benutzernummer) verwendet wird. Entsprechend müssen im Rahmen einer Migration nach FOLIO die auf dem bisherigen System vorhandenen Sigel in ISILs umgewandelt werden. Um bei einer Migration AFL-Ausleihen aus dem bisherigen System übernehmen zu können, darf der Austausch der Benutzernummer durch das ISIL erst nach dem Import der Ausleihen erfolgen.
Für die BVB-Bibliotheken werden die in SISIS zu den entsprechenden Benutzergruppen gehörenden Bibliotheken sowohl in die App FL-Bibliotheken, als auch in die App Personen übernommen. Die Pflege der vollständigen Adressdaten erfolgt vorläufig ausschließlich in der App Personen.
Es wird empfohlen, für neue Partnerbibliotheken zunächst den Eintrag in der App Personen zu erstellen und anschließend die Daten in der App FL-Bibliotheken zu erfassen.
Vorgehen App Personen
Eintrag/Einträge für die eigene Institution anlegen
Für jedes ISIL/Sigel, das von der eigenen Institution genutzt wird, ist ein Eintrag in der App Personen notwendig.
Einträge für weitere Bibliotheken anlegen
Falls möglich, können die Informationen zu den Bibliotheken, mit denen bereits AFL- und/oder PFL-Beziehungen bestehen, aus dem Vorsystem übernommen werden. Für BVB-Bibliotheken, die von SISIS-SunRise auf FOLIO wechseln, wird dies im Rahmen der Migration durchgeführt.
Die folgende Beschreibung erläutert das Vorgehen für Einträge, die nach der Migration für neue Partnerbibliotheken erstellt werden.
Es wird pro ISIL ein Eintrag erstellt, auch wenn es für eine Institution mehrere ISILs gibt.
Vorgehen App FL-Bibliotheken
Zunächst sollten in der App FL-Bibliotheken die Einträge für die eigene Bibliothek angelegt werden. Hier unterscheidet sich das Vorgehen bei Bibliotheken mit einem ISIL von dem bei Bibliotheken mit mehreren ISILs.
Nachdem der Eintrag/die Einträge für das jeweilige ISIL angelegt wurde(n), folgen die Einträge für die jeweils für Fernleihbestellungen relevanten Abholservicestellen. Anschließend können die Daten der anderen Bibliotheken erfasst bzw. migriert werden.
App FL-Bibliotheken – Eintrag für die eigene Bibliothek anlegen bei Bibliotheken mit 1 ISIL
Eintrag für die eigene Bibliothek anlegen
In der App FL-Bibliotheken über den Button “Neu” das Eingabeformular aufrufen.
Allgemeine Informationen:
Name: Bezeichnung der Bibliothek
Typ: Institution
Kürzel: Eigenes ISIL
Code der Fernleihstelle im Lokalsystem: Code der Servicestelle in FOLIO, die für die aktive Fernleihe genutzt wird
=> Einstellungen - Mandant - ServicestellenSymbole – Symbol hinzufügen
Art des Symbols: ISIL
Symbol: ISIL der eigenen Bibliothek eintragen
Kontaktinformation: E-Mail-Adresse ergänzen – andere Angaben werden nicht unbedingt benötigt
(In Bayern werden E-Mail-Adresse und Telefonnummer migriert)
=> Sicherheitshalber über “Neu” abspeichern, da Symbol ansonsten eventuell verloren geht
Beispiel DE-703:
Lokale Informationen:
Institutional Patron ID: eigenes ISIL
FOLIO location filter: Code der obersten Ebene der Institution
=> Einstellungen - Mandant - Institutionen
Beispiel DE-703:
Einträge für alle Abholservicestellen innerhalb der Institution erstellen
Eigene Institution auswählen, dann im Menü Aktionen „Erstelle Einheit“ auswählen:
Allgemeine Informationen:
Name: Bezeichnung der Abholservicestelle
=> WICHTIG: Die Bezeichnung der Servicestelle muss der im ZFL-Server hinterlegten Bezeichnung entsprechen!Typ: Branch
Kürzel: FOLIO-Code für diese Servicestelle
=> Einstellungen - Mandant - ServicestellenCode der Fernleihstelle im Lokalsystem: FOLIO-Code für diese Servicestelle
=> Einstellungen - Mandant - ServicestellenE-Mail-Adresse: Ansprechpartner eintragen
Andere Felder können leer gelassen werden.
=> Sicherheitshalber über “Neu” speichern
Beispiel DE-703:
Lokale Informationen
FOLIO location filter: Code des Standorts, der für PFL-Medien verwendet wird
=> Dieser Standort wird für das Anlegen der Bestandsdatensätze und Exemplardatensätze in der App Katalog verwendet.
=> Eintrag in FL-Bibliotheken aktualisieren
Ergänzen des Tags “pickup”
Auf das Symbol (Kofferanhänger) klicken.
Bei dem ersten Eintrag des Typs “Branch” das Tag “pickup” eintragen und mit Enter hinzufügen.
Bei allen weiteren Einträgen des Typs “Branch” das Tag “pickup” auswählen.
Über “x” schließen => wird gespeichert.
In der Anzeige der App FL-Bibliotheken ist das Tag eventuell nicht sofort sichtbar. Dann „Alles zurücksetzen“, anschließend Typ=Branch auswählen.
Bei jeder weiteren Servicestelle wiederum von der Institution ausgehen, damit die Hierarchie korrekt abgebildet wird.
App FL-Bibliotheken – Einträge für die eigenen Bibliotheken anlegen bei Bibliotheken mit mehreren ISILs
Einträge für die einzelnen ISILs anlegen
Allgemeine Informationen:
Name: Bezeichnung dieser Bibliothek
Typ: Institution
Kürzel: ISIL dieser Bibliothek
Code der Fernleihstelle im Lokalsystem: Code der Servicestelle, die für die aktive Fernleihe genutzt wird
=> Einstellungen - Mandant - ServicestellenSymbole – Symbol hinzufügen
Art des Symbols: ISIL
Symbol: ISIL dieser Bibliothek eintragen
Kontaktinformation: E-Mail-Adresse ergänzen – andere Angaben werden nicht unbedingt benötigt
=> Sicherheitshalber über “Neu” abspeichern, da Symbol sonst eventuell verloren geht
Lokale Informationen:
Institutional Patron ID: jeweiliges ISIL
FOLIO location filter: Code der obersten Ebene (Campus bzw. Bibliothek), für die das ISIL gilt
Beispiel DE-91G:
Einträge für alle Abholservicestellen innerhalb der einzelnen Institutionen (ISILs) erstellen
Unbedingt darauf achten, dass die Einheit unter der richtigen Institution (ISIL) angelegt wird!
Den Eintrag der jeweiligen Institution aufrufen, dann im Menü Aktionen „Erstelle Einheit“ auswählen:
Allgemeine Informationen:
Name: Bezeichnung der Servicestelle
Typ: Branch
Kürzel: FOLIO-Code der Servicestelle
Code der Fernleihstelle im Lokalsystem: FOLIO-Code der Servicestelle
E-Mail-Adresse: Ansprechpartner eintragen
Alle anderen Felder müssen nicht ausgefüllt werden.
=> Sicherheitshalber über “Neu” speichern
Lokale Informationen
FOLIO location filter: Code des Standorts, der für alle PFL-Medien verwendet wird
=> Eintrag in FL-Bibliotheken aktualisieren
Ergänzen des Tags “pickup”
Auf das Symbol (Kofferanhänger) klicken.
Bei dem ersten Eintrag des Typs “Branch” das Tag “pickup” eintragen und mit Enter hinzufügen.
Bei allen weiteren Einträgen des Typs “Branch” das Tag “pickup” auswählen.
Über “x” schließen => wird gespeichert.
In der Anzeige der FL-Bibliotheken ist das Tag eventuell nicht sofort sichtbar. Dann „Alles zurücksetzen“, anschließend Typ=Branch auswählen.
Beispiel DE-91G:
Bei jeder weiteren Servicestelle wiederum vom Eintrag der jeweiligen Institution (=ISIL) ausgehen, damit die Hierarchie korrekt abgebildet wird.
Hinweis:
Die Anzeige (Managed) bei der Bezeichnung von Bibliotheken/Institutionen in der App FL-Bibliotheken kann ignoriert werden. Hintergrund ist die abweichende Verwaltung von Fernleihbibliotheken in ReShare.
App FL-Bibliotheken - Einträge für andere Bibliotheken anlegen
Falls möglich, können die Informationen zu den Bibliotheken, mit denen bereits AFL- und/oder PFL-Beziehungen bestehen, aus dem Vorsystem übernommen werden. Für BVB-Bibliotheken, die von SISIS-SunRise auf FOLIO wechseln, wird dies im Rahmen der Migration durchgeführt.
Die folgende Beschreibung erläutert das Vorgehen für Einträge, die nach der Migration für neue Partnerbibliotheken erstellt werden.
Es wird pro ISIL ein Eintrag erstellt, auch wenn es für eine Institution mehrere ISILs gibt.
Aufnahme einer neuen Bibliothek über den Button “Neu” starten.
Allgemeine Informationen:
Name: Bezeichnung der Bibliothek
Typ: Institution
Kürzel: ISIL der Bibliothek
Symbole – Symbol hinzufügen
Art des Symbols: ISIL
Symbol: ISIL der eigenen Bibliothek eintragen
Kontaktinformation: Telefonnummer und E-Mail-Adresse ergänzen – andere Angaben werden nicht unbedingt benötigt
=> Sicherheitshalber über “Neu” abspeichern, da Symbol ansonsten eventuell verloren geht
Bei allen Einträgen, die sich nicht auf das eigene ISIL beziehen, darf unter “Code der Fernleihstelle im Lokalsystem” keine Angabe gemacht werden.
Lokale Informationen:
Institutional patron ID: ISIL der Bibliothek
Bei “FOLIO location filter” darf bei anderen Bibliotheken keine Angabe gemacht werden.
Beispiel: DE-4440