Bericht UBR vom Produktivgang (01.07.2025) | @Sabrina Bayer | ProduktivgangMigrationVorarbeitenZwei Testmigrationen (Ende 2024 + 1. Quartal 2025) Rückmeldungen an VZ für Änderungswünsche Vor der Echtmigration wurden im Erwerbungsbereich bereits Voreinstellungen in FOLIO getroffen Präfixe + Suffixe angelegt Etats, Fonds und Budgets mit Kostenarten angelegt Erwerbungsarten ggf. ergänzt Katalog-Interaktionen überprüft
Erstellung von Mapping-Tabellen für Kostenarten, DBS-Fächer, Materialarten, Erwerbungsarten, Haushaltsdaten (Finanzen-App) Für diesen Bereich hatten wir eine Check-Liste der VZ erhalten, in der wir entsprechendes Anhaken und Ausfüllen konnten (damit nichts vergessen wird)
EchtmigrationStart Echtmigration Erwerbung+Katalog: 05.06.2025 (Benutzung+Ausleihe: 23.06.25) Was wurde im Bereich der Medienbearbeitung migriert Lieferanten Offene Monographien-Bestellungen (Verarbeitungscode 1) Laufende Bestellungen (Verarbeitungscode 2), Hinweis: Die UBR hat unter dem Verarbeitungscode 2 neben Zeitschriften-Abos auch Serien, FF-Werke, fortlaufende mehrbändige Werke etc.
Nicht migriert: Laufende E-Medien (Verarbeitungscode 5, z.B. Datenbanken): Diese geben wir manuell ein. Lesender Zugriff auf einen Klon des alten Bibliothekssystems mit Stand 05.06.25
Arbeiten in FOLIOÜbergabe ProduktivmandantProduktivgangMedienbearbeitung hat langsam gestartet (Schwerpunkt lag auf der Benutzung), d.h. es wurde nicht ab 01.07.25 mit voller Leistung gearbeitet, sondern wir sind langsam hochgefahren ab 02.07.25 nachtragen der während der Freeze-Zeit eingelaufenen Titel und Rechnungen in FOLIO ab 03.07.25 erste E-Mail-Bestellungen (gedruckte Monographien) an Lieferanten per Bestellversand-App versandt (noch im Debug-Modus, d.h. wir haben nachkontrolliert, ob die Bestell-E-Mail richtig erzeugt wurde) deshalb auch erstmal nur bis zu 5 Bestellungen pro Teilbibliothek (aber mit beliebig vielen Bestellposten), da wir die Mails manuell versandt haben Skript zur Generierung der Bestell-E-Mails musste noch um eine Kleinigkeit (Sonderfall) nachgebessert werden, deshalb Verlängerung der Testphase; inzwischen gehen die Bestellmails direkt an die Lieferanten raus
ab 08.07.25 Start EDIFACT-Bestellungen (gedruckte Monogrpahien) mit Lehmanns (hier auch erst mit geringerer Menge, seit 17.07.25 wieder voll) ab 03.07.25 Start Buchdatenaufnahme, Umsignierungen, Aussonderungen (vorher mit Kolleg*innen Tests in kleineren Rahmen)
Gesamt-Fazit bisher: Läuft
Nacharbeiten (v.a. im Bereich der laufenden Bestellungen)Zukünftige PläneHaushaltsschnittstelle wieder in Betrieb nehmen EDIFACT-Bestellungen auf andere Lieferanten ausweiten Serials App für Heftgenerierung laufende Bestellungen (mit Ransoms oder Sunflower)
Serials App erst mit Ramsons oder Sunflower, da es dann einfacher wird mit den Aufnahmen (Templates sind dann vorhanden, weitere Verbesserungen) und auch vom Zeitpunkt (nicht mitten unterm Jahr) her besser passt Schulungen: Jede Schulungen war 2x2 (Online, Präsenz) für Grundlagen. Aufbauschulungen waren ebenfalls Online und Präsenz. Erwerbung (Bestellungen anlegen, Bestellungen bearbeiten, Buchdaten, Rechnungen, Inventarisieren, Zeitschriftenstelle). Möglichst kleinteilig ca 60 Minuten. Im Ausleihbereich kürzer, da die Portionen und Arbeitsabläufe kleiner gehalten werden können. Schulungen fanden vor und während der Migration statt.
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