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This page describes requirements related to foreign currencies in orders and invoices app. |
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Funktionsanalyse
Beschreibung
Nach dem Anlegen einer Bestellung mit Fremdwährungsbetrag treten bei der anschließenden Rechnungsbearbeitung folgende Fehler auf:
Szenario 1: Rechnung wird in Primärwährung (EUR) bearbeitet
- Nach dem Anlegen des Rechnungsposten wird nicht der aus der Bestellung hinterlegte Bindungs-Betrag (umgerechnete Schätzbetrag) aus der Finanz-App verwendet, sondern lediglich dem Originalpreis (nicht umgerechneter Schätzpreis) ein EUR-Zeichen angehangen und damit weitergerechnet
- Die Weiterberechnung erfolgt also auf Basis des Originalpreises mit Primärwährung
- Der korrekte Betrag aus der Bindung wird nicht verwendet
- Die Zahlung ist somit nicht korrekt
Szenario 2: Rechnung wird in Fremdwährung (z.B. GBP) bearbeitet
- Nach dem Anlegen des Rechnungsposten erfolgt die korrekt Übernahme der Beträge aus dem Bestellposten, d.h. es wird mit dem korrekten Bindungsbetrag aus der Finanz-App weitergerechnet
- Allerdings können Zusatzkosten nicht in der Primärwährung (EUR) abgerechnet werden
- darunter zählen Mehrwertsteuer, Frachtkosten usw.
- Währungsdifferenzen können nicht in Primärwährung (als Zusatzkosten o.ä.) ausgeglichen werden.
- Es besteht zwar die Möglichkeit, den Rechnungsbetrag durch die Anpassung des Wechselkurses, der i.d.R. erst ausgerechnet werden muss, zu aktualisieren. Das ist allerdings in der Praxis sehr umständlich.
Allgemeines Problem:
- In der Rechnung wird entweder der Primär- oder der Fremdwährungspreis angegeben
- Wichtig wäre es, beide Preise sehen zu können. Insbesondere für statistische Erhebungen hinsichtlich Preisentwicklung und Tendenzen.
Benötigte Felder und Funktionen
Szenario 1: bei der Rechnungsbearbeitung sollte der Bindungsbetrag aus der Bestellung zur Weiterberechnung verwendet werden
- Szenario 2: beim Hinzufügen von Zusatzkosten sollte die Möglichkeit bestehen, eine Währung auszuwählen oder wenigstens die eingestellte Primärwährung verwenden zu können
- Allgemein: Transparentere Darstellung des Originalpreises (Fremdwährung) und des tatsächlichen Rechnungspreises → eventuell zusätzliches Feld Originalpreis
- Bei Auswahl des Status "Überprüft" →
- Ausgabe der tatsächlichen Beträge (zusätzlich in Zielwährung)
- Rechnungsbetrag hat dann den Status "zur Bezahlung vorgesehen" in der Budgetübersicht der FinanzenApp
- Vorteil: alle Daten der Rechnung können noch geändert werden
- alternativ: neue zusätzliche Aktion: Prüfen - als Funktion vor Freigeben und Bezahlen
- Ausgabe der tatsächlichen Beträge (Gesamtpreis und Zusatzkosten) auf der Rechnung, Rechnungsposten, auf der Bestellung bei verknüpften Rechnungen
- Möglichkeit Betrag in Fremd- und Primärwährung anzugeben → das System soll dann den Wechselkurs ausrechnen
- Listenpreis (in Originalwährung) als separates Feld auf Rechnungsposten ausweisen → Mehrwert für Reports | speziell für Scenario 1
Aufgaben
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Weitere Informationen
Anforderungsanalyse
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Relevante Funktionsanalysen
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Requirements Analysis
Description
A user creates a PO and POL, the price is recorded in a foreign crrency. The following errors occur when the user processes the invoice for this PO/POL:
Scenario 1: Invoice will be processed in primary currency (= system currency = e.g. EUR)
- User creates POL and enters the amount/price in a foreign currency
- The system calculates the encumbered amount in the primary (=system) currency - this will be displayed as encumbrance in the finance app as transaction
- The correct amount from encumbrances (finance app) is not used
- The further calculation is therefore based on the original price - just with primary currency → The correct amount from the encumbrance is not used
- The payment is therefore incorrect
Scenario 2: Invoice Processed in Foreign Currency (e.g. GBP)
- After creating the invoice line, the amounts from the purchase order line are correctly adopted, meaning the correct encumbered amount from the finance app is used.
- However, additional costs cannot be processed in the primary currency (EUR).
- This includes VAT, shipping costs, etc.
- Currency differences cannot be compensated in the primary currency (as additional costs or similar).
- Although it is possible to update the invoice amount by adjusting the exchange rate, which typically must be calculated first, this is very cumbersome in practice.
General Problem
- The invoice shows either the primary or the foreign currency price.
- It is essential to see both prices, especially for statistical surveys regarding price development and trends.
Required Fields and Functions
Scenario 1:
- During invoice processing, the encumbered amount from the purchase order should be used for further calculations.
Scenario 2:
- When adding additional costs, it should be possible to select a currency or at least use the set primary currency.
General:
- More transparent display of the original price (foreign currency) and the actual invoice price – possibly an additional field for the original price.
- When selecting the status "Checked" in invoice app:
- Output of actual amounts (additionally in the primary system currency).
- The invoice amount then has the status "intended for payment" in the budget overview of the finance app.
- Advantage: all data of the invoice can still be changed.
- Alternatively: new additional action: Review - as a function before approving and paying.
- Output of actual amounts (total price and additional costs) on the invoice, invoice lines, on the purchase order for linked invoices.
- Option to specify amounts in both foreign and primary currency – the system should then calculate the exchange rate.
- List price (in the original currency) as a separate field on invoice lines – added value for reports, especially for Scenario 1.
Tasks
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Additional Information
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Relevant Functional Analyses
Discussion in a D-SIG
Relevant existing Jira
-Tickets
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