Managing Claims, Claim Responses, and Status Reports for Materials
(UXPROD-1142)
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| Status: | Analysis Complete |
| Project: | UX Product |
| Components: | None |
| Affects versions: | None |
| Fix versions: | Quesnelia (R1 2024) | Parent: | Managing Claims, Claim Responses, and Status Reports for Materials |
| Type: | New Feature | Priority: | P3 |
| Reporter: | Dennis Bridges | Assignee: | Dennis Bridges |
| Resolution: | Unresolved | Votes: | 0 |
| Labels: | LC-priority2, acquisitions, loc, post-v1, receiving, round_iv | ||
| Remaining Estimate: | Not Specified | ||
| Time Spent: | Not Specified | ||
| Original estimate: | Not Specified | ||
| Issue links: |
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| Release: | Quesnelia (R1 2024) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Epic Link: | Managing Claims, Claim Responses, and Status Reports for Materials | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Analysis Estimator: | Dennis Bridges | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Front End Estimate: | XL < 15 days | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Front-End Confidence factor: | 60% | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Back End Estimate: | XXL < 30 days | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Back End Estimator: | Serhii_Nosko | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Back-End Confidence factor: | 70% | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Development Team: | Thunderjet | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Kiwi Planning Points (DO NOT CHANGE): | 51 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| PO Rank: | 90 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: Chalmers (Impl Aut 2019): | R4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: Chicago (MVP Sum 2020): | R4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: Cornell (Full Sum 2021): | R2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: Duke (Full Sum 2021): | R1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: 5Colleges (Full Jul 2021): | R2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: FLO (MVP Sum 2020): | R2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: GBV (MVP Sum 2020): | R1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: hbz (TBD): | R4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: Lehigh (MVP Summer 2020): | R4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: Leipzig (Full TBD): | R2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: Mainz (Full TBD): | R1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: MI State-Lib of MI (Sum 2021): | R2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: MO State (MVP June 2020): | R2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: TAMU (MVP Jan 2021): | R4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rank: U of AL (MVP Oct 2020): | R4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Description |
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Overview: Claims are filed via multiple communication methods (Eg. EDIFACT, e-mail or printed). This is different depending on if this is an ongoing order (maybe based on prediction or patterns) or one-time order (based on order date and expected delivery period from vendor). The feature is focus on allowing the workflow of claiming to be tracked by the FOLIO system. Approach: Claiming will be driven by the piece record to accommodate both serials and monograph workflows. |
| Comments |
| Comment by Julie Brannon [ 17/Jul/19 ] |
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A possible way to split this feature might be to break out 1) how FOLIO will help the user identify items that are missing and need to be claimed (such as through the use of prediction patterns for print serials and 2) ability to communicate that claim to the vendor. Duke will rank this JIRA as "can wait - up to one year" since the ability to communicate the claim isn't as critical as being able to identify that something was expected and didn't arrive (a feature is needed at go-live). |
| Comment by Martina.Schildt [ 24/Sep/19 ] |
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In GBV we need a way to define claiming periods, either in the POL (and/or receiving section) or in the organization record (ideally both is possible). It would be good if the claiming frequency which is specified in the organization record is included as standard in every purchase order placed with this vendor - unless an individual claiming frequency is defined for this exact purchase order. To decide on POL level whether claiming is desired or not, there could be a "claiming checkbox" in the order screen, which can be checked/unchecked. The "receipt date" in the order determines the date of the first claim/reminder. We need to be able to filter and select POLs for which claims should be issued. If no communication of claims (like generating claiming letters) will be possible in the beginning, the list of to be claimed POLs should be exportable. In general we would need an online alert for items that are to be claimed. Claims should not be sent to the vendor automatically, but we need a possibility to check possible reasons why the item did not arrive yet (i.e. not yet published). After checking there should be 2 options: |
| Comment by Kay Granskog [ 09/Mar/21 ] |
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Michigan State-LM agrees with the earlier comment that a first step would be the ability to simply identify and collect titles for one-time orders that are unfilled and were placed before x date. This could be a set amount of time i.e. 3 months prior or allow the user to insert a "less than" [specific date]. |
| Comment by Ann-Marie Breaux (Inactive) [ 14/Dec/21 ] |
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Dennis Bridges Adding a comment to capture request from 14 Dec 2021 Acq SIG: also a need to communicate cancellation for existing orders to vendors, either via e-mail or perhaps EDIFACT (for some vendors). Maybe consider as part of this feature, or else create a separate feature for communicating cancellations to vendors? cc: Martina.Schildt |